Kennzahlen
Die laufende Auswertung des Fallbestands — Auswertungstyp, Umfang, Filter und was die einzelnen Kacheln zählen.
Unter Berichtswesen → Kennzahlen wertet SocialDocs den Fallbestand aus: Bestand, Bewegung, Verteilungen, Termine und Stammdaten. Die Zahlen entstehen bei jedem Aufruf neu aus der Fallarbeit — die Seite ist eine lebende Auswertung, kein Dokument. Wer einen festen, zitierfähigen Stand braucht, erzeugt daraus einen Analysebericht.
Drei Einstellungen bestimmen, was auf der Seite steht. Alle drei stehen in der Kopfzeile:
- der Auswertungstyp samt Zeitbezug (rechts, hinter dem Kalender-Symbol),
- der Umfang — Meine oder Alle (links),
- die Filter für Zielgruppen und Arbeitsbereiche (Mitte).
Ein viertes Element, das Zahnrad ganz rechts, blendet Bereiche und einzelne Kacheln aus. Das ist eine reine Anzeigeeinstellung und gilt nur für dich — siehe den Abschnitt Anzeige anpassen weiter unten.
Auswertungstyp und Zeitbezug
Der Auswertungstyp entscheidet, worauf sich die Zahlen zeitlich beziehen — und damit auch, welche Kacheln überhaupt erscheinen. Die drei Typen folgen den Auswertungsebenen des AG-STADO-Manuals:
| Typ | Betrachtet | Zeigt |
|---|---|---|
| Zeitraum | alle Personen, die im Jahr mindestens einmal in Betreuung waren | Bestand und Bewegung: Zu- und Abgänge, Statuswechsel, Quoten, Termine |
| Stichtag | die zu einem Datum anhängigen Personen (Status aktiv oder pausiert) | nur Bestandswerte und Verteilungen — keine Bewegung, keine Quoten |
| Verlauf | die im Jahr abgeschlossenen Betreuungen | Betreuungsdauer-Klassen sowie Erfolgs- und Abbruchquote |
Der Zeitbezug wird im selben Dialog erfasst: bei Zeitraum und Verlauf ein Kalenderjahr (das laufende und die zehn vorangegangenen), bei Stichtag ein Datum. Ein frei geschnittener Zeitraum ist bewusst nicht vorgesehen — die Auswertungen sind auf den Jahresrhythmus der Statistikmeldungen ausgelegt.
Beim Öffnen der Seite steht der Typ auf Zeitraum und das laufende Kalenderjahr.
Umfang: Meine oder Alle
| Umfang | Grundgesamtheit | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Meine | Fälle, in deren Hilfenetzwerk du stehst | keine — jede:r Mitarbeitende sieht die eigenen Zahlen |
| Alle | alle Fälle der Organisation | Recht Kennzahlen einsehen (KPI__VIEW) |
Ohne das Recht erscheint der Schalter Alle gar nicht erst; die Seite bleibt auf Meine. Das ist kein Verlust an Funktion, sondern der Normalfall für Mitarbeitende in der Fallarbeit: Die eigene Auswertung braucht kein Sonderrecht, weil sie nur Fälle enthält, die du ohnehin bearbeitest.
Kennzahlen zeigen ausschließlich aggregierte Werte — Anzahlen, Anteile, Verteilungen. Namen von Klient:innen kommen darin nicht vor. Deshalb hängt der Zugriff an einem eigenen Recht und nicht an Klient:innen einsehen.
Filter
Zwei Filter schränken die Grundgesamtheit weiter ein:
- Zielgruppen — wertet nur Klient:innen der gewählten Zielgruppen aus.
- Arbeitsbereiche — wertet nur Klient:innen der gewählten Arbeitsbereiche aus. Zur Auswahl stehen nur Bereiche, für die du Kennzahlen sehen darfst.
Beide Filter zeigen hinter jedem Eintrag die Trefferzahl im aktuellen Zuschnitt. Ohne Auswahl gilt keine Einschränkung.
Innerhalb eines Filters wirkt die Mehrfachauswahl als Oder: gewählt sind alle Fälle, die mindestens einer der markierten Zielgruppen angehören. Zwischen den beiden Filtern wirkt sie als Und: Setzt du beide, bleiben nur Fälle übrig, die zugleich zu einer markierten Zielgruppe und zu einem markierten Arbeitsbereich gehören.
Die vier Bereiche
Die Seite gliedert sich in vier Bereiche. Welche davon erscheinen, hängt vom Auswertungstyp und vom Umfang ab:
| Bereich | Erscheint bei |
|---|---|
| Fallzahlen | immer (der Inhalt wechselt je nach Typ) |
| Stammdaten | immer, sofern auswertbare Felder existieren |
| Termine & Aktivitäten | nur bei Zeitraum |
| Arbeitsgruppen & Mitarbeiter:innen | nur bei Umfang Alle und den Typen Zeitraum oder Stichtag |
Fallzahlen
Der größte Bereich. Er beantwortet drei Fragen: Wie viele Fälle sind da, wie haben sie sich bewegt, und wie verteilen sie sich?
| Kachel | Zählt | Typ |
|---|---|---|
| Aktive Klient:innen | Fälle mit Status aktiv am Ende des Zeitraums bzw. am Stichtag | Zeitraum, Stichtag |
| Pausierte Klient:innen | Fälle mit Status pausiert, mit Aufschlüsselung nach dem aktuellen Pausierungsgrund | Zeitraum, Stichtag |
| Neuaufnahmen | im Zeitraum neu angelegte Fälle | Zeitraum |
| Beendigungen | im Zeitraum beendete Fälle | Zeitraum, Verlauf |
| Ø Falllaufzeit | durchschnittliche Anzahl aktiver Betreuungstage je Fall, der am Ende beendet war | Zeitraum, Verlauf |
| Deaktivierungen | Wechsel von aktiv auf pausiert | Zeitraum |
| Reaktivierungen | Wechsel von pausiert zurück auf aktiv | Zeitraum |
| Wiederaufnahmen | Wechsel von beendet zurück auf aktiv | Zeitraum |
| Erfolgsquote | Anteil der Beendigungen mit dem Grund Planmäßig beendet, kein weiterer Hilfebedarf | Zeitraum, Verlauf |
| Abbruchquote | Anteil der Beendigungen mit den Gründen Abbruch durch Klient:in und Abbruch durch Einrichtung | Zeitraum, Verlauf |
| Verteilung nach Betreuungsdauer | abgeschlossene Betreuungen in den acht AG-STADO-Dauerklassen (K0160) | Verlauf |
| Verteilung nach Phasen | Fälle je Phase, inklusive Ohne Phase | Zeitraum, Stichtag |
| Verteilung nach Zielgruppen | Fälle je Zielgruppen-Kombination, nicht je einzelner Zielgruppe | Zeitraum, Stichtag |
| Verteilung nach Arbeitsbereichen | Fälle je Arbeitsbereichs-Kombination | Zeitraum, Stichtag |
| Altersverteilung | Alter bei Hilfebeginn und Alter am Stichtag in den acht AG-STADO-Altersklassen | alle |
Drei Punkte, die regelmäßig für Rückfragen sorgen:
Erfolgs- und Abbruchquote messen nicht dasselbe Gegenteil. Als Erfolg zählt genau ein Beendigungsgrund, als Abbruch zählen genau zwei. Alle übrigen Gründe — Vermittlung an eine Nachfolgemaßnahme, Beendigung durch den Kostenträger, Haft, Tod, Sonstiges — gehen in keine der beiden Quoten ein. Die Liste unter der Abbruchquote schlüsselt sie trotzdem vollständig auf, damit die Differenz zwischen beiden Quoten nachvollziehbar bleibt. Die Gründe selbst stammen aus dem Katalog G7010 des AG-STADO-Manuals und werden beim Beenden einer Fallakte erfasst.
Verteilungen zählen Kombinationen. Ist ein Fall zwei Zielgruppen zugeordnet, erscheint er nicht zweimal, sondern einmal in der Kombination aus beiden. Deshalb summieren sich die Balken zur Gesamtzahl der Fälle und nicht zu einer höheren Zahl.
Die Phasenkachel hängt an der Funktion. Ist die Phasenfunktion in der Konfiguration abgeschaltet, verschwindet die Verteilung vollständig.
Die Altersverteilung erscheint nur, wenn in den Stammdaten ein Geburtsdatumsfeld existiert und mindestens ein Fall einen Wert darin hat. Fälle ohne Geburtsdatum erscheinen als eigene Zeile Ohne Angabe.
Stammdaten
Dieser Bereich wertet die Stammdaten der Klient:innen im aktuellen Zuschnitt aus — je Stammdatengruppe eine Kachel pro Feld. Neben dem Gruppennamen stehen die Zielgruppen, für die die Gruppe gilt; global gültige Gruppen tragen die Marke Alle.
Ausgewertet wird nach Feldtyp:
| Feldtyp | Auswertung |
|---|---|
| Enum | Häufigkeit je Option, in der Reihenfolge der Optionsliste — auch Optionen ohne Treffer. Fälle ohne Wert erscheinen als Ohne Angabe. |
| Boolean | Häufigkeit von Ja und Nein. Ein leeres Feld zählt als Nein — hier gibt es kein Ohne Angabe. |
| Zahl | Anzahl erfasster Werte sowie Ø, Minimum und Maximum |
Text, Datum und Land werden nicht ausgewertet — sie ergeben keine sinnvolle Verteilung. Wenn ein Merkmal in den Kennzahlen erscheinen soll, muss es also als Enum, Boolean oder Zahl angelegt sein. Existieren gar keine auswertbaren Felder, steht an dieser Stelle ein Hinweis statt einer leeren Fläche.
Werte, die zu keiner Option der Liste mehr passen — etwa weil die Option nachträglich entfernt wurde —, erscheinen weiterhin als eigene Zeile. Die Auswertung verschweigt sie nicht, sie sortiert sie nur ans Ende.
Termine & Aktivitäten
Wertet die Termine des Zeitraums aus — nur beim Auswertungstyp Zeitraum.
- Termine gesamt — alle Termine im Zeitraum.
- Termine mit Klient:innen — Termine, an denen mindestens eine Klient:in teilnimmt.
- Termine mit externen Teilnehmer:innen — Termine mit externen Personen oder Organisationen.
- Anwesenheit Klient:innen — ein Ring aus vier Teilen: Anwesenheitsquote, Absagequote, No-Show-Rate und Nicht erfasst.
Der Anteil Nicht erfasst ist der wichtigste Wert dieser Kachel, auch wenn er inhaltlich nichts über die Klient:innen sagt: Er zeigt, wie belastbar die drei anderen Quoten sind. Wird die Anwesenheit an Terminen selten gepflegt, sind die übrigen Quoten aus einer kleinen Grundgesamtheit gerechnet.
Arbeitsgruppen & Mitarbeiter:innen
Erscheint nur bei Umfang Alle — dieser Bereich beschreibt die Organisation, nicht den eigenen Fallbestand.
- Arbeitsbereiche — Anzahl der Arbeitsbereiche.
- Mitarbeiter:innen — Anzahl der Mitarbeitenden mit zugewiesenen Klient:innen. Wer keinem Fall zugeordnet ist, zählt hier nicht mit.
- Betreuungsschlüssel — durchschnittliches Verhältnis Mitarbeitende zu Fällen, dargestellt als
1:n. - Arbeitsgruppen-Tabelle — je Arbeitsbereich die Anzahl Mitarbeitende, die Anzahl Fälle und der Betreuungsschlüssel.
- Mitarbeiter:innen-Verteilung — je Mitarbeitende:r die Anzahl aktiv betreuter Fälle, gruppiert nach der Kombination der Arbeitsbereiche.
Diese Kennzahlen sind Auslastungswerte, keine Leistungsbewertung: Ein hoher Fallschlüssel kann an der Zahl der Fälle liegen, am Teilzeitanteil oder daran, dass Fälle mehreren Personen zugeordnet sind. Fälle mit mehreren Teammitgliedern zählen bei jedem davon.
Anzeige anpassen
Das Zahnrad in der Kopfzeile öffnet die Kennzahlen-Einstellungen. Dort lassen sich ganze Bereiche und einzelne Kacheln abschalten — bei den Stammdaten sogar einzelne Felder.
Drei Eigenschaften dieser Einstellung sind wichtig:
- Sie ist persönlich. Was du ausblendest, blendest du nur für dich aus; Kolleg:innen sehen ihre eigene Auswahl.
- Sie ist ein Abwählen. Alles ist sichtbar, bis du es abschaltest — neue Kacheln erscheinen also automatisch.
- Sie betrifft nur die Anzeige. Die Werte werden weiterhin berechnet; ein ausgeblendeter Bereich kommt unverändert zurück, sobald du ihn wieder einschaltest.
Für den Analysebericht gibt es dieselbe Auswahl noch einmal — dort als Inhaltsauswahl des Berichts. Beide sind voneinander unabhängig: Was du im Dashboard ausblendest, fehlt deshalb nicht im Bericht.
Berechtigungen
| Recht | Wirkung im Bereich Kennzahlen |
|---|---|
| (keines) | Umfang Meine: Auswertung der Fälle, in deren Hilfenetzwerk man steht |
KPI__VIEW — Kennzahlen einsehen | schaltet den Umfang Alle frei |
Das Recht lässt sich in der Berechtigungsrolle auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken. Diese Beschränkung wirkt serverseitig auf jede Auswertung und bestimmt zusätzlich, welche geteilten Analyseberichte anderer sichtbar sind. Der Umschalter Alle in der Kopfzeile erscheint dagegen erst mit dem organisationsweit vergebenen Recht.