Analysebericht
Kennzahlen als eingefrorenes PDF — Umfang, Zeitbezug, Filter, Inhalte und Sichtbarkeit.
Ein Analysebericht friert die Kennzahlen eines Zeitraums als PDF ein. Er enthält dieselben Auswertungen wie die Live-Ansicht, aber mit einem festen Stand, einem Titel und einer nachvollziehbaren Herkunft — erstellt von, erstellt am, mit welchem Zuschnitt. Damit ist er zitierfähig: Wer den Jahresbericht in einem halben Jahr aufschlägt, bekommt dieselben Zahlen wie am Tag der Erstellung, obwohl sich der Fallbestand längst weiterbewegt hat.
Erstellt wird er unter Berichtswesen → Berichte → Analysebericht erstellen. Voraussetzung ist das Recht Berichte verwalten (REPORT__CREATE).
Der Assistent
Der Dialog heißt Kennzahlenbericht erstellen und hat drei Schritte.
Schritt 1: Allgemein
- Titel — der Name, unter dem der Bericht in der Liste steht. Vorbelegt mit Kennzahlenbericht <Jahr>. Pflichtfeld.
- Umfang — Meine Klient:innen (Fälle, in deren Hilfenetzwerk du stehst) oder Gesamte Organisation. Die zweite Option erscheint nur mit dem Recht Kennzahlen einsehen (
KPI__VIEW). - Auswertungstyp — Zeitraum, Stichtag oder Verlauf, mit derselben Bedeutung wie in den Kennzahlen. Der Typ entscheidet, welche Abschnitte im PDF überhaupt Zahlen enthalten.
- Jahr bzw. Stichtag — je nach Typ. Wählbar sind das laufende und die zehn vorangegangenen Kalenderjahre.
- Sichtbarkeit — Nur ich oder Geteilt. Das Feld erscheint nur beim Umfang Gesamte Organisation; ein Bericht über die eigenen Fälle ist immer nur für dich sichtbar.
Schritt 2: Filter
Zwei Mehrfachauswahlen schränken die Grundgesamtheit ein: Arbeitsbereiche und Zielgruppen. Beide sind zu Beginn vollständig angehakt — das entspricht „keine Einschränkung". Einschränken heißt hier also abwählen, nicht auswählen.
Die Auswahl der Arbeitsbereiche hat einen zweiten Effekt: Sie bestimmt, welche Bereiche der Bericht abdeckt, und damit, wer ihn später sehen darf (siehe unten). Ohne Einschränkung deckt er alle Bereiche ab, für die du Kennzahlen sehen darfst.
Schritt 3: Inhalte
Hier wählst du Abschnitt für Abschnitt und Kachel für Kachel, was im PDF landet — dieselbe Auswahl wie in den Kennzahlen-Einstellungen, nur eben für dieses eine Dokument. Auch hier gilt: Alles ist enthalten, bis du es abwählst. Bei den Stammdaten lassen sich einzelne Felder abwählen; deaktivierst du alle Felder einer Gruppe, entfällt die Gruppe komplett.
Diese Auswahl ist unabhängig von deiner persönlichen Dashboard-Einstellung. Was du dir in der Live-Ansicht ausgeblendet hast, fehlt im Bericht nicht automatisch — und umgekehrt.
Mit Erstellen wird der Bericht erzeugt. Das dauert je nach Umfang einen Moment; danach steht er in der Liste.
Was im PDF steht
Der Bericht beginnt mit einer Kopfkarte: Titel, Umfang, Auswertungstyp und Zeitraum, darunter die gesetzten Filter für Arbeitsbereiche und Zielgruppen sowie Erstellungsdatum, Ersteller:in und Organisation. Damit muss später niemand raten, welcher Zuschnitt zu diesen Zahlen geführt hat. Es folgen die gewählten Abschnitte in der Reihenfolge der Live-Ansicht:
- Fallzahlen — Kennzahlen, Statuswechsel mit ihren Gründen und die Verteilungen nach Phasen, Zielgruppen und Arbeitsbereichen, dazu die Altersklassen.
- Stammdaten — je Gruppe und Feld die Verteilung über die im Zuschnitt liegenden Klient:innen.
- Termine & Aktivitäten — Terminzahlen und Anwesenheit.
- Arbeitsgruppen & Mitarbeiter:innen — Bereiche, Mitarbeitende, Betreuungsschlüssel und deren Verteilung.
Diagramme der Oberfläche erscheinen im PDF als Tabellen mit Anzahl und Anteil. Das ist Absicht: Ein Bericht wird gedruckt, weitergereicht und teils in eigene Auswertungen übernommen; dafür sind ausgeschriebene Zahlen brauchbarer als ein Balken. Die Kopfzeile jeder Seite trägt Titel und Zeitraum, die Fußzeile Organisation, Ersteller:in, Erstellungsdatum, die Version der Berichtsvorlage und die Seitenzahl.
Wie bei den Kennzahlen gilt: Der Bericht enthält keine personenbezogenen Falldaten, sondern Anzahlen, Anteile und Verteilungen. Namentlich erscheinen nur Mitarbeitende — im Abschnitt Arbeitsgruppen & Mitarbeiter:innen mit ihren Fallzahlen.
Sichtbarkeit
| Sichtbarkeit | Wer den Bericht sieht |
|---|---|
| Nur ich | ausschließlich du — unabhängig von allen Rechten anderer |
| Geteilt | Kolleg:innen mit Berichte einsehen und passender Kennzahlen-Berechtigung |
„Passend" heißt: Wer KPI__VIEW organisationsweit besitzt, sieht jeden geteilten Bericht. Wer das Recht nur für bestimmte Arbeitsbereiche hat, sieht einen Bericht nur dann, wenn alle von ihm abgedeckten Bereiche darunter fallen. Ein Bericht über die gesamte Organisation bleibt für eine bereichsbeschränkte Rolle damit unsichtbar — auch wenn ihr Bereich darin vorkommt. Die Zahlen wären sonst weiter, als das Recht reicht.
Die Sichtbarkeit steht als eigene Spalte in der Berichtsliste. Ändern lässt sie sich nachträglich nicht — wie der Bericht selbst ist sie Teil des eingefrorenen Stands.
Löschen
Eigene Analyseberichte löschst du jederzeit über das Zeilenmenü, fremde nur mit dem Recht Berichte verwalten (REPORT__DELETE). Der Dialog fragt vorher nach; rückgängig machen lässt sich das nicht, und die PDF-Datei wird mitgelöscht.
Berechtigungen
REPORT__CREATE ist die Voraussetzung, um überhaupt einen Analysebericht zu erstellen. KPI__VIEW entscheidet zweierlei: ob der Umfang Gesamte Organisation zur Auswahl steht und welche geteilten Berichte anderer sichtbar sind. REPORT__VIEW öffnet fremde Berichte, REPORT__DELETE erlaubt, sie zu löschen — den eigenen löschst du immer selbst.