Feldtypen

Jedes Stammdatenfeld hat genau einen Typ. Er bestimmt, wie die Angabe erfasst wird, welche Regeln du ihr geben kannst und ob sie später auswertbar ist.

Der Typ steht nach dem Anlegen fest und lässt sich nicht mehr ändern. Diese Entscheidung ist damit die folgenreichste beim Anlegen eines Feldes.

Typ	Wofür	Beispiel	Auswertbar
Text	Freitext für beliebige Eingaben	Aktenzeichen	nein
Zahl	Numerischer Wert	Anzahl Kinder im Haushalt	ja
Boolean	Ja/Nein-Auswahl	Schwerbehindertenausweis vorhanden	ja
Enum	Auswahl aus vorgegebenen Optionen	Wohnsituation	ja
Datum	Datumsfeld	Einreise nach Deutschland	nein
Land	Länderauswahl	Staatsangehörigkeit	nein

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Text

Was es ist — ein Freitextfeld für beliebige Eingaben. Der einzige Typ ohne inhaltliche Struktur; entsprechend entsteht daraus keine Statistik.

Optionen

• Standardwert
• Pflichtfeld
• Mindestlänge und Maximallänge
• Eingabemodus

Validierung einstellen — der Eingabemodus legt fest, welche Zeichen erlaubt sind:

• Standard — du kreuzt Zeichentypen an: Buchstaben (A–Z, a–z, inkl. Umlaute), Zahlen (0–9), Sonderzeichen und Leerzeichen. Mindestens einer muss aktiv sein.
• Erweitert — du gibst stattdessen einen eigenen regulären Ausdruck an, wenn ein festes Format erzwungen werden soll.

Zusammen mit Mindest- und Maximallänge ergibt das die vollständige Prüfung des Feldes.

Beispiel — Aktenzeichen: Modus Erweitert mit einem Ausdruck, der genau vier Ziffern, einen Bindestrich und zwei Buchstaben verlangt. Damit lassen sich Tippfehler bei der Erfassung praktisch ausschließen.

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Zahl

Was es ist — ein numerischer Wert. Auswertbar: Kennzahlen zeigen Anzahl, Durchschnitt, Minimum und Maximum.

Optionen

• Standardwert
• Pflichtfeld
• Mindestwert und Höchstwert
• Nachkommastellen

Validierung einstellen — Mindestwert und Höchstwert grenzen den zulässigen Bereich ein, Nachkommastellen die Genauigkeit. Setze beide Grenzen bewusst: Ohne Höchstwert rutscht ein Tippfehler wie 300 statt 3 unbemerkt in die Auswertung und verzerrt jeden Durchschnitt.

Beispiel — Anzahl Kinder im Haushalt: Mindestwert 0, Höchstwert 20, keine Nachkommastellen.

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Boolean

Was es ist — eine Ja/Nein-Auswahl. Auswertbar als Verteilung auf Ja und Nein.

Optionen

• Standardwert — Ja (aktiviert) oder Nein (deaktiviert)

Validierung einstellen — hier gibt es nichts einzustellen. Boolean ist der einzige Typ ohne Pflichtfeld-Option: Es gibt keinen leeren Zustand, das Feld ist immer entweder ja oder nein.

Das hat eine Folge für die Statistik: Ein nie ausgefülltes Feld zählt als Nein, nicht als „ohne Angabe". Wo „unbekannt" ein eigener, fachlich relevanter Zustand ist, nimm ein Enum mit drei Optionen statt eines Boolean.

Beispiel — Schwerbehindertenausweis vorhanden: Standardwert Nein. Ist dagegen wichtig, ob überhaupt danach gefragt wurde, gehört das Merkmal als Enum mit „ja / nein / nicht erhoben" modelliert.

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Enum

Was es ist — eine Auswahl aus vorgegebenen Optionen. Der ergiebigste Typ für die Auswertung: nur hier entsteht eine echte Verteilung über definierte Ausprägungen, inklusive einer Zeile „Ohne Angabe" für nicht ausgefüllte Felder.

Optionen

• Standardwert
• Pflichtfeld
• Auswahloptionen — je Option ein Wert und eine Bezeichnung

Validierung einstellen — die Prüfung ergibt sich aus der Optionsliste selbst: Erfasst werden kann nur, was dort steht. Der Wert ist die technische Kennung und sollte stabil bleiben, die Bezeichnung ist das, was in der Akte erscheint und sich gefahrlos umformulieren lässt.

Entfernst du später eine Option, werden bestehende Werte nicht mitgeändert — sie erscheinen in der Auswertung weiterhin als eigene Zeile und werden beim nächsten Speichern der Akte abgelehnt.

Beispiel — Wohnsituation mit den Optionen „wohnungslos", „Notunterkunft", „bei Bekannten", „eigene Wohnung". Als Pflichtfeld gesetzt, damit die Verteilung vollständig wird.

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Datum

Was es ist — ein Datumsfeld. Nicht auswertbar; Datumsangaben erscheinen nicht in den Kennzahlen.

Optionen

• Standardwert
• Pflichtfeld
• Mindestwert und Höchstwert
• Validierungsregeln

Validierung einstellen — Mindestwert und Höchstwert legen den zulässigen Zeitraum fest. Darüber hinaus lassen sich Validierungsregeln hinterlegen:

• vor einem Datum
• nach einem Datum
• gleich einem Datum
• mindestens X Jahre her
• höchstens X Jahre her

Als Bezugspunkt dient entweder ein festes Datum oder der jeweils aktuelle Tag. Mehrere Regeln lassen sich mit und beziehungsweise oder verknüpfen — so entstehen auch Bedingungen wie „liegt in der Vergangenheit und höchstens fünf Jahre zurück".

Beispiel — Geburtsdatum: Regel „vor jetzt" und zusätzlich „mindestens 18 Jahre her", wenn ausschließlich Volljährige betreut werden. Für ein Aufnahmedatum genügt meist die Regel „vor jetzt", damit kein Datum in der Zukunft erfasst wird.

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Land

Was es ist — eine Länderauswahl mit Flaggen und Suche. Nicht auswertbar.

Optionen

• Standardwert
• Pflichtfeld
• Status-Einträge anzeigen

Validierung einstellen — auswählbar ist ausschließlich, was die Länderliste hergibt; eine eigene Prüfung ist deshalb nicht nötig. Zu entscheiden ist nur, ob Status-Einträge eingeblendet werden: die Sondereinträge „staatenlos" und „ungeklärt" zusätzlich zur Länderliste.

Beispiel — Staatsangehörigkeit: mit Status-Einträgen, weil beides in der Fallarbeit vorkommt und sonst notgedrungen falsch oder gar nicht erfasst wird. Ein Feld Geburtsland dagegen ohne Status-Einträge.

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Welcher Typ wofür

• Soll das Merkmal in Kennzahlen erscheinen? Dann Enum, Boolean oder Zahl — sonst nichts.
• Gibt es eine überschaubare Menge fachlich definierter Ausprägungen? Dann Enum, nicht Text.
• Ist „unbekannt" ein eigener Zustand? Dann Enum statt Boolean.
• Geht es um reine Notizen oder Kennungen? Dann Text, im Wissen, dass keine Statistik daraus entsteht.

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Berechtigungen

Den Feldtyp legst du beim Anlegen eines Feldes fest; ihn zu ändern gehört zum Bearbeiten. Beides wird unter Stammdaten verwalten vergeben — siehe Stammdaten.