Externe Organisationen
Ämter, Kliniken, Träger und Einrichtungen zentral pflegen statt in jeder Akte neu erfassen.
Externe Organisationen sind Einrichtungen außerhalb der eigenen, mit denen in der Fallarbeit zusammengearbeitet wird — Behörden, Kliniken, Beratungsstellen, Schulen, Kanzleien. Du pflegst sie einmal zentral unter Administration → Externe → Externe Organisationen; danach stehen sie überall zur Auswahl, wo sie gebraucht werden.
Organisation anlegen
Über Neue externe Organisation legst du einen Eintrag an:
- Name — die Bezeichnung, unter der die Organisation überall erscheint. Pflichtfeld.
- Typ — die Einordnung der Einrichtung. Pflichtfeld, mindestens einer.
- Kontakt — Email, Telefonnummer und Webseite. Alle optional.
- Adresse — Land, Postleitzahl, Stadt, Straßenname, Hausnummer und Adresszeile 2. Alle optional.
Die Typen im Überblick
Die Auswahl ist nach Bereichen gruppiert:
| Bereich | Typen |
|---|---|
| Staatlich | Behörde, Ausländerbehörde, Jugendamt |
| Institutionen | Unternehmen, Verein |
| Bildung | Schule, Kindertagesstätte, Bildungsträger |
| Gesundheitswesen | Krankenhaus, Therapiezentrum |
| Recht & Versicherung | Anwaltskanzlei, Versicherung |
| — | Sonstige |
Der Typ ist mehr als eine Beschriftung: Er filtert die Übersicht und macht in den Kennzahlen erkennbar, mit welchen Arten von Stellen ihr tatsächlich zusammenarbeitet. Wähle ihn deshalb so genau wie möglich und greife nur zu Sonstige, wenn wirklich kein Bereich passt.
Übersicht und Filter
Die Tabelle zeigt Name, Typ, Erstellt von, Erstellt am, Zuletzt geändert von und Zuletzt geändert am.
Neben der Suche über den Namen filterst du nach Typ, Erstellt von und Zuletzt geändert von. Die Filter nennen zu jedem Wert die Zahl der Treffer — so siehst du auf einen Blick, wie sich der Bestand zusammensetzt.
Wo externe Organisationen auftauchen
- als Beteiligte an Notizen, Maßnahmen und Terminen
- als Zugehörigkeit einer externen Person
- als Auswahlwert eines Stammdatenfelds, das auf externe Organisationen verweist
- in der Kennzahl Termine mit externen Teilnehmer:innen unter Kennzahlen
Kein unmittelbarer Fallbezug
Eine Organisation wird nicht direkt mit einer Klient:in verknüpft. Der Bezug entsteht immer über etwas Konkretes: über ihre externen Personen, die einem Fall zugeordnet sind, oder über eine gemeinsame Notiz, Maßnahme oder einen Termin.
Willst du also festhalten, dass ein bestimmtes Jugendamt einen Fall begleitet, führt der Weg über die zuständige Ansprechperson dort — nicht über die Organisation allein.
Bearbeiten und löschen
Das Zeilenmenü führt zu Bearbeiten und Löschen. Beim Löschen tippst du zur Bestätigung löschen ein.
Prüfe vor dem Löschen, ob der Organisation noch externe Personen zugeordnet sind — deren Zugehörigkeit steht danach leer.
Berechtigungen
Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind drei getrennte Rechte. Sehen kann die Liste dagegen jede angemeldete Person, unabhängig von ihrer Rolle: Das Verzeichnis ist als gemeinsame Wissensbasis der Organisation gedacht.
Das Recht zum Löschen ist in der vorbereiteten Rolle für Mitarbeitende nicht enthalten und muss bewusst vergeben werden — siehe Berechtigungsrollen.