Externe Personen
Ansprechpersonen außerhalb der eigenen Organisation erfassen und Fällen zuordnen.
Externe Personen sind Kontakte außerhalb der eigenen Organisation, die in der Fallarbeit eine Rolle spielen — gesetzliche Betreuer:innen, Ärzt:innen, Therapeut:innen, Lehrkräfte, Angehörige, Sachbearbeitende in Behörden. Du pflegst sie unter Administration → Externe → Externe Personen und ordnest sie von dort einzelnen Fällen zu.
Externe Person anlegen
Über Neue externe Person legst du einen Eintrag an:
- Vorname und Nachname — Pflichtfelder.
- Rolle — in welcher Funktion die Person beteiligt ist. Pflichtfeld, genau eine Rolle.
- Externe Organisation — die Stelle, für die die Person arbeitet. Optional, und höchstens eine. Angehörige und freiberuflich Tätige bleiben hier leer.
- Kontakt — Email und Telefonnummer. Optional, aber die Email ist die Voraussetzung dafür, dass die Person über Termine informiert werden kann.
- Adresse — Land, Postleitzahl, Stadt, Straßenname, Hausnummer und Adresszeile 2. Optional.
Die Rollen
Zur Auswahl stehen: Angehörige:r · Rechtsanwält:in · Notar:in · Gesetzliche:r Betreuer:in · Dolmetscher:in · Sozialarbeiter:in · Pädagogische Fachkraft · Schulsozialarbeiter:in · Lehrer:in · Pflegeperson · Hausärzt:in · Fachärzt:in für Psychiatrie · Psychotherapeut:in · Ergotherapeut:in · Physiotherapeut:in · Berater:in · Mitarbeiter:in einer öffentlichen Behörde · Sonstige Rolle.
Die Rolle gilt in allen Fällen gleich
Die Rolle gehört zur Person, nicht zur Zuordnung. Sie wird einmal am Eintrag hinterlegt und erscheint anschließend in jedem Fall, dem die Person zugeordnet ist, identisch.
Daraus folgt eine Einschränkung, die in der Praxis auffällt: Dieselbe Person kann nicht in einem Fall als Gesetzliche:r Betreuer:in und in einem anderen als Angehörige:r geführt werden. Brauchst du diese Unterscheidung wirklich, sind zwei getrennte Einträge nötig. Prüfe vorher, ob nicht die Rolle genügt, in der die Person überwiegend auftritt — zwei Einträge zur selben Person erschweren die Pflege der Kontaktdaten.
Einer Klient:in zuordnen
Die Zuordnung geschieht in der Akte im Bereich Team über Externe Person hinzufügen. Im Dialog wählst du aus dem Verzeichnis; bereits zugeordnete Personen erscheinen nicht mehr in der Liste. Über Neu legst du eine noch nicht erfasste Person direkt aus dem Dialog heraus an, ohne den Fall zu verlassen.
Für das Zuordnen selbst brauchst du keine eigene Berechtigung. Wie das Netzwerk in der Akte dargestellt wird, steht unter Hilfenetzwerk.
Termine ordnen automatisch zu
Wird eine externe Person zu einem Termin einer Klient:in eingeladen, nimmt SocialDocs sie automatisch in das Hilfenetzwerk dieser Klient:in auf. Das erspart die doppelte Erfassung — hat aber eine Folge, die man kennen muss:
Die Zuordnung bleibt bestehen, wenn die Person später vom Termin entfernt wird. Wer nicht mehr zum Netzwerk gehören soll, muss im Bereich Team der Akte entfernt werden.
E-Mail zu Terminen
Ob externe Teilnehmende überhaupt per E-Mail über Termine informiert werden, entscheidet die Organisation zentral unter Administration → Termine & Einladungen (siehe Konfiguration und Einladungen & Teilnahme). Die Einladung enthält dabei bewusst keine Angaben zur Klient:in.
Widerspricht eine Person dem Empfang über den Link in der Mail, oder ist ihre Adresse dauerhaft nicht erreichbar, versendet SocialDocs an sie keine weiteren Einladungen — auch dann nicht, wenn sie weiter zu Terminen hinzugefügt wird.
Übersicht und Filter
Die Tabelle zeigt Vorname, Nachname, Rolle, Organisation, Erstellt von, Erstellt am, Zuletzt geändert von und Zuletzt geändert am. Personen ohne Zugehörigkeit stehen in der Spalte Organisation mit einem Strich.
Neben der Suche filterst du nach Rolle, Organisation, Erstellt von und Zuletzt geändert von, jeweils mit der Zahl der Treffer je Wert.
In Berichten
Im Klient:innenbericht gibt es einen Abschnitt Hilfenetzwerk, der die zugeordneten externen Personen mit ihrer Rolle aufführt. Beim Erzeugen des Berichts wählst du aus, welche Personen aufgenommen werden — je nachdem, wer den Bericht erhält.
Bearbeiten und löschen
Das Zeilenmenü führt zu Bearbeiten und Löschen; beim Löschen tippst du zur Bestätigung löschen ein. Soll die Person nur aus einem einzelnen Fall verschwinden, entferne sie dort im Bereich Team — löschen entfernt sie aus dem gesamten Verzeichnis.
Berechtigungen
Anlegen, Bearbeiten und Löschen sind drei getrennte Rechte; sehen kann das Verzeichnis jede angemeldete Person. Das Löschrecht ist in der vorbereiteten Rolle für Mitarbeitende nicht enthalten — siehe Berechtigungsrollen.