Phasen
Den Verlauf einer Betreuung strukturieren, auswerten und filtern.
Übersicht
Phasen bilden ab, wo eine Klient:in im Betreuungsprozess gerade steht — etwa Erstkontakt, laufende Beratung, Stabilisierung, Abschluss. Jede Klient:in befindet sich zu jedem Zeitpunkt in genau einer Phase.
Anders als Zielgruppen, die beschreiben wer jemand ist, beschreiben Phasen wie weit die Arbeit fortgeschritten ist. Entsprechend ändern sie sich im Lauf der Betreuung mehrfach, während Zielgruppen meist stabil bleiben.
Der Nutzen liegt an drei Stellen: in der täglichen Arbeit als schneller Statusüberblick über den eigenen Fallbestand, beim Filtern von Listen und Auswertungen, und in den Kennzahlen als Verteilung über alle Klient:innen hinweg.
Voraussetzung: Funktion aktivieren
Phasen sind eine abschaltbare Funktion. Unter Konfiguration → Funktionen legst du fest, ob deine Organisation mit Phasen arbeitet.
Ist die Funktion deaktiviert, verschwindet sie vollständig: keine Phasenspalte in der Klient:innenliste, kein Phasenfeld in der Fallakte, kein Phasenfilter und keine Phasen-Kennzahl. Bereits gesetzte Zuordnungen bleiben in der Datenbank erhalten und tauchen wieder auf, sobald die Funktion erneut aktiviert wird.
Bei Organisationen, die dazu nie etwas eingestellt haben, sind Phasen aktiv — die Funktion muss also aktiv abgewählt werden.
Standardphasen
Bei der Einrichtung einer Organisation legt SocialDocs fünf Phasen an, die einen typischen Beratungsverlauf abbilden:
Das ist ein Startpunkt, keine Vorgabe. Alle fünf lassen sich umbenennen, umfärben, neu anordnen und löschen, und du kannst beliebig eigene ergänzen — die Standardphasen sind ganz normale Phasen ohne Sonderstellung. Wenn deine Organisation mit anderen Begriffen arbeitet, benenne sie um, statt daneben ein zweites Set anzulegen: Umbenennen wirkt rückwirkend auf alle zugeordneten Klient:innen (siehe Phase bearbeiten).
Einzige Einschränkung: Eine Standardphase, der bereits Klient:innen zugeordnet sind, lässt sich genauso wenig löschen wie jede andere — erst umhängen, dann löschen.
Phase erstellen
Administration → Phasen → Neue Phase. Eine Phase besteht aus zwei Angaben:
- Name — die Bezeichnung, die überall in der Oberfläche erscheint. Pflichtfeld.
- Farbe — aus einer festen Palette gewählt. Pflichtfeld.
Über dem Formular zeigt eine Vorschau live, wie die fertige Phasenmarkierung aussieht. Das lohnt den Blick: Phasen erscheinen später fast überall als farbiger Chip, und Farben, die zu nah beieinanderliegen, sind in der Listenansicht kaum auseinanderzuhalten.
Empfehlung für den Zuschnitt
Halte die Zahl der Phasen klein. Fünf bis sieben Phasen lassen sich in einem Balkendiagramm und in einer Filterleiste noch erfassen; bei fünfzehn ist beides unbrauchbar. Feinere Unterscheidungen gehören eher in die Stammdaten als in eine eigene Phase.
Wähle die Farben entlang des Verlaufs — etwa von kühl nach warm — statt zufällig. Die Farbe ist der einzige Anhaltspunkt, den die Kennzahlen später hergeben.
Phase bearbeiten
Über das Kontextmenü einer Zeile → Bearbeiten. Name und Farbe lassen sich jederzeit ändern.
Die Änderung wirkt rückwirkend auf alle Klient:innen in dieser Phase, denn sie verweisen auf die Phase, nicht auf eine Kopie ihres Namens. Ein Umbenennen ist deshalb der richtige Weg, wenn sich die Bezeichnung ändert — eine neue Phase anzulegen und alle umzuhängen wäre es nicht.
Reihenfolge festlegen
Die Reihenfolge in der Phasenliste ist die fachliche Reihenfolge des Verlaufs, nicht bloß eine Sortierung der Tabelle. Sie bestimmt, in welcher Reihenfolge Phasen bei der Auswahl in der Fallakte, in Filtern und in den Kennzahlen erscheinen.
Ziehe die Zeilen in der Tabelle per Drag-and-drop an ihre Position. Die Reihenfolge wird sofort gespeichert und gilt organisationsweit.
Ordne sie so, wie eine Betreuung tatsächlich verläuft — von der Aufnahme bis zum Abschluss. Ein Balkendiagramm der Phasenverteilung wird dadurch von links nach rechts lesbar.
Phase löschen
Über das Kontextmenü → Löschen, mit Bestätigung durch Eingabe von löschen.
Eine Phase lässt sich nur löschen, wenn ihr keine Klient:in mehr zugeordnet ist. Andernfalls bricht der Vorgang mit einer Fehlermeldung ab. Die Spalte # Klient:innen in der Phasentabelle zeigt dir vorab, wie viele betroffen wären.
Willst du eine Phase abschaffen, weise die betroffenen Klient:innen also zuerst einer anderen Phase zu. Das schützt davor, dass Fälle mit einem Verweis ins Leere zurückbleiben und aus Auswertungen fallen.
Phase zuweisen
Beim Anlegen
Im Dialog Neue Klient:in ist die Phase im Schritt Metadaten ein Pflichtfeld, solange die Funktion aktiv ist. Die Auswahl erfolgt über die Liste aller Phasen in der von dir festgelegten Reihenfolge.
Im laufenden Fall
In der Fallakte steht die aktuelle Phase in der Seitenleiste unter den Falldaten, neben Status, Zielgruppen und Arbeitsbereichen. Über Phase ändern wechselst du sie.
Jeder Wechsel wird protokolliert: Die Verlaufsansicht in der Fallakte zeigt die Phasenwechsel mit Zeitpunkt in der Fallhistorie. Damit ist im Nachhinein nachvollziehbar, wann eine Betreuung welchen Abschnitt erreicht hat — organisationsweit einsehbar ist dasselbe im Aktivitätsprotokoll.
Wo Phasen im Alltag auftauchen
- Klient:innenliste — eigene Spalte mit farbigem Chip, nach Phase sortierbar
- Fallakte — in der Seitenleiste unter den Falldaten, direkt änderbar
- Fallhistorie — ein Eintrag bei jedem Phasenwechsel
- Monitoring — das Balkendiagramm „Verteilung nach Phasen"
- Berichte — eigener Abschnitt im Analysebericht, Phasenangabe im Klientenbericht
----------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Klient:innenliste | eigene Spalte mit farbigem Chip, nach Phase sortierbar | | Fallakte | Seitenleiste unter den Falldaten, direkt änderbar | | Fallhistorie | Eintrag bei jedem Phasenwechsel | | Monitoring | Balkendiagramm „Verteilung nach Phasen" | | Berichte | eigener Abschnitt im Analysebericht, Phasenangabe im Klientenbericht |
Filtern nach Phase
Der Phasenfilter steht an drei Stellen bereit:
- Klient:innenliste — mehrere Phasen gleichzeitig wählbar. Der Filter zeigt pro Phase die Anzahl der Treffer an, du siehst die Verteilung also schon beim Aufklappen.
- Monitoring — schränkt sämtliche Kennzahlen der Auswertung auf die gewählten Phasen ein, nicht nur die Phasen-Kachel.
- Analysebericht — dieselbe Einschränkung, festgehalten in den Optionen des erzeugten Berichts.
Typischer Einsatz: alle Fälle im Abschluss herausfiltern, um Nachbereitung zu planen, oder umgekehrt die Erstkontakte einer Woche isolieren.
Phasen in den Kennzahlen
Im Monitoring gibt es die Kachel Verteilung nach Phasen: ein Balkendiagramm mit der Anzahl der Klient:innen je Phase, in deiner Reihenfolge und mit deinen Farben. Sie beantwortet Fragen wie „staut sich die Arbeit im Erstkontakt?" oder „wie viele Betreuungen laufen gerade auf den Abschluss zu?".
Die Kachel erscheint nur, wenn die Phasenfunktion aktiv ist. Jede:r Mitarbeitende kann sie zusätzlich in den eigenen Anzeigeeinstellungen ausblenden, ohne dass das andere betrifft.
Die Verteilung ist eine Momentaufnahme des aktuellen Stands, keine Zeitreihe. Wie lange Klient:innen durchschnittlich in einer Phase verweilen, wird derzeit nicht ausgewiesen.
Phasen in Berichten
Analysebericht — bei aktivierter Phasenfunktion enthält der Bericht den Abschnitt Verteilung nach Phasen als Tabelle mit Phase und Anzahl. Klient:innen ohne Phase erscheinen darin als „Ohne Phase".
Klient:innenbericht — nennt die Phase der jeweiligen Klient:in samt ihrer Farbe in den Falldaten.
Mehr zu beiden Formaten unter Berichte.
Berechtigungen
Die ersten drei Rechte werden gemeinsam unter Phasen verwalten vergeben und gelten organisationsweit. Ob es die Phasenfunktion überhaupt gibt, entscheidet dagegen die Konfiguration — das Ab- und Anschalten verlangt das Konfigurationsrecht.
Die Phase einer Klient:in zu ändern ist Sache der Fallakte: Sie gehört zu den Falldaten, für die die Teamrolle die Zugriffsstufe Verwalten verlangt — siehe Klient:innen.