Stammdaten
Festlegen, welche Angaben eine Klient:innenakte enthält.
Stammdaten sind der Feldkatalog eurer Klient:innenakte. Sie bestimmen, welche Angaben überhaupt erfasst werden können — von Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit bis zu fachlichen Merkmalen wie Wohnsituation oder Erwerbsstatus.
Der Aufbau ist zweistufig: Stammdatengruppen bündeln thematisch zusammengehörige Stammdatenfelder. Jedes Feld gehört zu genau einer Gruppe; ohne Gruppe lässt sich kein Feld anlegen. Deshalb beginnst du immer mit den Gruppen.
Richte die Stammdaten ein, bevor die ersten Klient:innen angelegt werden. Ein Feld, das du später ergänzt, bleibt in allen bereits bestehenden Akten leer — das lässt sich nur von Hand nachtragen.
Die Überschriften der Akte — und über die Zielgruppen-Relevanz zugleich die Steuerung, wem welche Felder angezeigt werden.
FeldtypenDie sechs Typen eines Feldes mit ihren Optionen — und welcher Typ sich wofür eignet.
FeldvorlagenVordefinierte Felder und die Felder der Standard-Datensätze wie AG STADO, statt alles selbst anzulegen.
Erstellen, bearbeiten, löschenDer Anlage-Assistent und was beim Ändern und Entfernen von Feldern zu beachten ist.
Du findest den Bereich unter Administration → Stammdaten.
Wo die Stammdaten landen
In der Klient:innenakte gibt es den Tab Stammdaten mit einem eigenen Bearbeitungsmodus: erst umschalten, dann ändern, dann speichern. Die Felder erscheinen nach Gruppen geordnet, der Tooltip als Info-Symbol daneben.
Beim Anlegen einer Klient:in kommen die Stammdaten als eigener Schritt im Assistenten. Standardwerte werden dabei für alle noch leeren Felder vorbelegt.
Die Validierung greift beim Speichern, sowohl in der Oberfläche als auch auf dem Server — an den Regeln vorbei kommen also auch Importe und Schnittstellen nicht.
Beim Auswerten hochgeladener Dokumente durch die KI-Funktionen werden Vorschläge für Stammdatenfelder erzeugt, die du einzeln übernehmen oder ablehnen kannst. Felder, die inzwischen gelöscht wurden oder für diese Klient:in nicht relevant sind, lassen sich nicht übernehmen.
Stammdaten in den Kennzahlen
Nicht jeder Typ ist auswertbar. In Kennzahlen und Analyseberichten erscheinen drei:
- Enum — Verteilung über alle definierten Optionen, auch über solche mit null Treffern. Klient:innen ohne Angabe erscheinen als eigene Zeile „Ohne Angabe".
- Boolean — Verteilung auf Ja und Nein. Achtung: Ein fehlender Wert zählt hier als Nein, es gibt keine Zeile „Ohne Angabe".
- Zahl — Anzahl der Werte, Durchschnitt, Minimum und Maximum.
Text-, Datums- und Länderfelder werden nicht ausgewertet. Wenn ein Merkmal in der Statistik auftauchen soll, gehört es also als Enum modelliert und nicht als Freitext.
Zwei weitere Regeln der Auswertung:
- Klient:innen ohne Zielgruppe fließen nicht in die Stammdaten-Auswertung ein.
- Zielgruppengebundene Gruppen werden nur innerhalb ihrer Kohorte gerechnet — eine Gruppe, die nur für Wohnungslose gilt, wird also nicht dadurch verwässert, dass alle anderen Klient:innen dort „keine Angabe" hätten.
Welche Felder in Kennzahlen und Berichten erscheinen, lässt sich zusätzlich pro Feld ein- und ausblenden.
Berechtigungen
Alle sechs Rechte werden in der Berechtigungsrolle gemeinsam unter Stammdaten verwalten vergeben — drei für die Gruppen, drei für die Felder darin. Sie gelten organisationsweit und betreffen ausschließlich die Struktur.
Die Werte in einer Fallakte zu erfassen ist etwas anderes: Das erledigt, wer die Akte bearbeiten darf, ohne eines dieser Rechte — siehe Klient:innen.