Einladungen & Teilnahme
Zusagen im Team, E-Mail-Einladungen an externe Personen und was dabei nach außen geht.
Wer zu einem Termin hinzugefügt wird, erfährt davon — intern über eine Einladung im Kalender, extern auf Wunsch per E-Mail. Beide Wege funktionieren unterschiedlich und haben unterschiedliche Voraussetzungen.
Einladungen im Team
Fügst du Kolleg:innen zu einem Termin hinzu, passiert dreierlei:
- Der Termin erscheint sofort auf ihrem persönlichen Kalender — als offene Einladung, deutlich abgesetzt und mit der Marke Einladung. Er wartet also nicht auf die Zusage, denn eine unbeantwortete Einladung wäre sonst ausgerechnet für die Person unsichtbar, die sie beantworten soll.
- Sie bekommen eine Benachrichtigung — in der App und, je nach persönlicher Einstellung, zusätzlich per E-Mail (siehe Benachrichtigungen).
- Auf der Startseite erscheint die Einladung in der Kachel Anstehend.
Beantwortet wird sie im Termin selbst — unten im Dialog liegt die Leiste mit Zusagen — oder direkt aus der Kachel Anstehend heraus.
| Antwort | Folge |
|---|---|
| Zusage | Der Termin bleibt auf deinem persönlichen Kalender und zählt als fest. |
| Absage | Der Termin verschwindet aus deiner Ansicht — auch von geteilten Kalendern, auf denen er liegt. |
Eine Antwort ist keine Einbahnstraße. Pläne ändern sich; du kannst deine Antwort später revidieren, ohne dass die Organisator:in dich vom Termin nehmen muss. Wer nur selbst nicht kann, sagt ab, statt den Termin zu löschen — Absagen wirkt ausschließlich für dich, Löschen für alle.
Die Person, die den Termin angelegt hat, hat nichts zu beantworten: Sie hat bereits entschieden, dass er stattfindet.
Wird jemand zu einem bestehenden Termin hinzugefügt, gilt genau dasselbe — auch nachträglich Eingeladene bekommen Benachrichtigung und Kalendereintrag.
Einladungen an externe Personen
Externe Personen haben keinen Zugang zu SocialDocs. Sie lassen sich trotzdem einladen — per E-Mail, wenn deine Organisation das erlaubt.
Erst freischalten
Ob überhaupt Mails nach außen gehen, entscheidet die Organisation zentral unter Administration → Termine & Einladungen (siehe Konfiguration):
| Einstellung | Wirkung im Termin |
|---|---|
| Keine E-Mails an Externe | Die Option erscheint gar nicht erst. Voreinstellung. |
| Pro Termin entscheiden — standardmäßig aus | Die Option steht bereit und muss aktiv gesetzt werden. |
| Pro Termin entscheiden — standardmäßig an | Die Option ist vorausgewählt und lässt sich im Einzelfall abwählen. |
Eingeladen wird pro Person, nicht pauschal für die ganze Teilnahmeliste: In der Teilnehmendenauswahl entscheidest du bei jeder externen Person einzeln, ob sie eine Einladung bekommt. Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse — fehlt sie, weist die Auswahl darauf hin (siehe Externe Personen).
Was in der Mail steht
Die Einladung beschränkt sich bewusst auf Titel, Zeitpunkt, Ort und den Namen der Organisation. Beschreibung, Teilnahmeliste und jeder Hinweis auf eine Klient:in bleiben draußen. Beigefügt ist eine Kalenderdatei, die sich in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender übernehmen lässt, dazu zwei Links zum Zu- oder Absagen.
Die Antwortseite ist so gebaut, dass ein Klick nichts entscheidet: Das Öffnen des Links vermerkt nur, dass die Einladung gesehen wurde — die Antwort selbst braucht eine Bestätigung auf der Seite. Ohne diese Trennung würden Spamfilter und Vorschau-Scanner, die jeden Link im Voraus aufrufen, Einladungen automatisch zusagen, bevor der Mensch sie gelesen hat.
Was danach noch verschickt wird
- Änderungen — nur wenn sich inhaltlich etwas Wesentliches ändert: Titel, Zeit, Ort oder Status. Eine reine Ergänzung im Nachbereitungstext löst keine Mail aus.
- Absagen — wenn der Termin abgesagt oder gelöscht wird.
- Entfernte Teilnehmende werden benachrichtigt, bevor sie vom Termin verschwinden — sonst behielten sie einen veralteten Eintrag in ihrem Kalender.
Widerspricht eine Person dem Empfang über den Link in der Mail, oder ist ihre Adresse dauerhaft nicht erreichbar, bekommt sie keine weiteren Einladungen — auch dann nicht, wenn sie weiter zu Terminen hinzugefügt wird.
Anwesenheit ist etwas anderes
Zusage und Anwesenheit werden gern verwechselt, sind aber zwei getrennte Angaben:
- Die Einladungsantwort ist eine Absichtserklärung vorab und wird von der eingeladenen Person selbst gesetzt.
- Die Teilnahme wird hinterher in der Nachbereitung erfasst — von der Person, die den Termin durchgeführt hat — und ist die Grundlage der Anwesenheitsquoten in den Kennzahlen.
Eine Zusage, der kein Erscheinen folgte, bleibt eine Zusage; für die Auswertung zählt allein, was in der Nachbereitung steht.
Berechtigungen
Einladen und Antworten brauchen kein Recht: Wer einen Termin bearbeiten darf, lädt ein; antworten kann jede:r für sich selbst.
Ob E-Mails an externe Personen überhaupt möglich sind, entscheidet dagegen die Organisation zentral — diese Einstellung liegt in der Konfiguration und verlangt das Recht dafür.