Schlagwörter
Freie Auszeichnung für Einträge in der Akte — quer zu Zielgruppen, Phasen und Stammdaten.
Ein Schlagwort ist eine freie Auszeichnung, die du an einzelne Einträge in der Klient:innenakte hängst. Es besteht aus einer Bezeichnung und einer Farbe und gilt organisationsweit.
Anders als Zielgruppen, Phasen oder Stammdaten beschreibt ein Schlagwort nicht die Klient:in, sondern den einzelnen Vorgang — etwa „Frist", „Widerspruch" oder „JobCenter".
Vergeben wird es nicht hier, sondern am Eintrag selbst — an Notiz, Dokument, Maßnahme, Termin und Datei über das Feld Schlagwörter. Ein Filter nach Schlagwort existiert derzeit nicht: Die Chips machen zusammengehörige Vorgänge sichtbar, sind aber noch kein Suchkriterium.
Verwaltet werden die Schlagwörter selbst unter Administration → Schlagwörter.
Anlegen
Unter Administration → Schlagwörter → Neues Schlagwort. Der Dialog hat zwei Eingaben und eine Vorschau, die das fertige Schlagwort sofort zeigt:
- Bezeichnung — der Text auf dem Schlagwort. Pflichtfeld.
- Farbe — eine von 13 vorgegebenen Farben. Pflichtfeld, freie Hex-Werte sind nicht vorgesehen.
Die Farbe trägt keine feste Bedeutung. Sie wirkt aber nur, wenn ihr sie konsequent einsetzt — etwa eine Farbe je Themenfeld statt einer je Schlagwort.
Bezeichnungen sind nicht auf Eindeutigkeit geprüft: Zwei gleichnamige Schlagwörter lassen sich anlegen und sind später in der Auswahl nicht auseinanderzuhalten. Vor dem Anlegen lohnt der Blick in die Liste.
Bearbeiten
Das Menü am Zeilenende der Tabelle unter Administration → Schlagwörter führt zu Bearbeiten. Der Dialog ist derselbe wie beim Anlegen: Bezeichnung und Farbe lassen sich jederzeit ändern.
Die Änderung wirkt rückwirkend auf alle Einträge, an denen das Schlagwort hängt. Umbenennen ist deshalb der sauberere Weg, als ein zweites, ähnliches Schlagwort anzulegen.
Löschen
Ebenfalls im Zeilenmenü, bestätigt durch Eingabe von löschen (delete wird ebenfalls akzeptiert).
Ein gelöschtes Schlagwort verschwindet überall — auch an Notizen, Dokumenten, Maßnahmen, Terminen und Dateien, die es bereits trugen. Die Einträge selbst bleiben unverändert, sie verlieren nur diese Auszeichnung. Rückgängig machen lässt sich das nicht.
Wenn ein Begriff nur nicht mehr passt, ist Umbenennen dem Löschen vorzuziehen.
Berechtigungen
In den Berechtigungsrollen stehen die drei Rechte gemeinsam unter Schlagwörter verwalten in Administration, lassen sich dort aber einzeln schalten. Das Bearbeiten-Recht deckt Bezeichnung und Farbe ab, das Löschrecht entfernt ein Schlagwort organisationsweit.
Der Reiter Administration → Schlagwörter ist sichtbar, sobald mindestens eines der drei Rechte vorliegt; ohne jedes Recht erscheint stattdessen ein Hinweis, dass die Berechtigung fehlt. Die einzelnen Aktionen bleiben an ihr jeweiliges Recht gebunden.
Zum Vergeben eines Schlagworts an einem Eintrag braucht es keines dieser Rechte. Dafür genügt das Recht, den Eintrag selbst zu bearbeiten.