Berechtigungsrollen
Rechte bündeln und an Mitarbeitende vergeben — organisationsweit oder auf einzelne Arbeitsbereiche beschränkt.
Eine Berechtigungsrolle ist ein Bündel von Rechten mit einem Namen und einer Beschreibung. Nicht die einzelne Person bekommt Rechte, sondern die Rolle — und die Person bekommt die Rolle. So bleibt vergleichbar, was jemand darf, und eine Änderung wirkt sofort für alle, die die Rolle tragen.
So funktioniert die Vergabe:
- Eine Person kann mehrere Rollen haben. Zugewiesen werden sie in der Einladung oder später unter Mitarbeiter:innen → Bearbeiten. Mindestens eine Rolle ist Pflicht.
- Rechte addieren sich. Bei mehreren Rollen gilt die Summe aller Rechte — es gibt kein Recht, das ein anderes zurücknimmt. Wer etwas nicht können soll, darf es in keiner seiner Rollen haben.
- Zwei Reichweiten. Die meisten Rechte gelten organisationsweit. Drei lassen sich zusätzlich auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken: Alle Klient:innen einsehen, Alle Klient:innen verwalten und Kennzahlen einsehen. Damit arbeitet dieselbe Rolle in einem Bereich verwaltend und in einem anderen gar nicht.
- Der Root-Zugang steht außerhalb. Er besitzt immer alle Rechte, unabhängig von seinen Rollen, und lässt sich nicht aussperren.
Unabhängig von allen Rechten gilt: Wer als Teammitglied an einer Fallakte hinterlegt ist, sieht sie immer — auch ohne Alle Klient:innen einsehen. Genau darauf spielt der Zusatz „über die eigene Zuordnung hinaus" in der Rechtematrix an.
Die Rechtematrix
Unter Administration → Berechtigungsrollen steht die Matrix: Zeilen sind Rechte, Spalten sind eure Rollen, in den Zellen ein Häkchen je Kombination. So ist auf einen Blick vergleichbar, worin sich zwei Rollen unterscheiden.
Bearbeitet wird die Matrix im Ganzen: Bearbeiten schaltet sie frei, dann setzt du Häkchen über beliebig viele Rollen und Rechte hinweg, und Speichern schreibt alles gemeinsam. Abbrechen verwirft, Zurücksetzen nimmt die noch ungespeicherten Änderungen zurück. Solange nicht gespeichert ist, ändert sich für niemanden etwas.
Bei den drei beschränkbaren Rechten hat die Zeile mehrere Häkchen: eines für Organisationsweit und je eines pro Arbeitsbereich. Das organisationsweite sticht dabei — ist es gesetzt, gilt das Recht überall.
Manche Zeilen fassen mehrere Rechte zusammen, etwa Anlegen, Bearbeiten und Löschen als ein Häkchen. Die Matrix vergibt solche Bündel immer am Stück; welche Einzelrechte darin stecken, steht in der Tabelle unten.
Auf schmalen Bildschirmen ist eine Rollenspalte nicht darstellbar — dort wählst du oben eine Rolle aus und siehst deren Rechte untereinander.
Alle Rechte im Überblick
Die fett gesetzten Zeilen sind die Kategorien und Gruppen der Matrix. Reichweite sagt, ob sich ein Recht auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken lässt oder immer für die ganze Organisation gilt.
| Recht | Erlaubt | Reichweite |
|---|---|---|
| Klient:innenverwaltung | ||
| Alle Klient:innen einsehen | Fallakten einsehen, auch ohne eigene Zuordnung | Organisation oder Arbeitsbereiche |
| Alle Klient:innen verwalten | Klient:innen anlegen, bearbeiten und löschen, auch ohne eigene Zuordnung | Organisation oder Arbeitsbereiche |
| Kalender | ||
| Kalender verwalten | Gruppenkalender anlegen, bearbeiten und löschen. Den persönlichen Kalender verwaltet jede:r selbst. | Organisation |
| Chat | ||
| Chat-Gruppen verwalten | Chat-Gruppen anlegen sowie fremde Gruppen bearbeiten und löschen. Die eigene Gruppe verwaltet ihr Host immer. | Organisation |
| Berichtswesen | ||
| Kennzahlen einsehen | Kennzahlen und Auswertungen einsehen | Organisation oder Arbeitsbereiche |
| Berichte einsehen | Berichte anderer einsehen und herunterladen. Eigene sieht jede:r immer. | Organisation |
| Berichte verwalten | Berichte erstellen sowie Berichte anderer löschen. Eigene löscht jede:r selbst. | Organisation |
| Administration → Mitarbeiterverwaltung | ||
| Mitarbeiter:innen verwalten | Mitarbeitende einladen, bearbeiten und entfernen | Organisation |
| Arbeitsbereiche verwalten | Arbeitsbereiche anlegen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Berechtigungsrollen verwalten | Rollen erstellen, anpassen und löschen | Organisation |
| Ankündigungen verwalten | Ankündigungen erstellen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Administration → Klient:innenverwaltung | ||
| Teamrollen verwalten | Teamrollen definieren, bearbeiten und entfernen | Organisation |
| Zielgruppen verwalten | Zielgruppen hinzufügen, bearbeiten und entfernen | Organisation |
| Phasen verwalten | Phasen definieren, anpassen und löschen | Organisation |
| Stammdaten verwalten | Stammdatenfelder und -gruppen erstellen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Dokumentvorlagen verwalten | Dokumentvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Schlagwörter verwalten | Schlagwörter erstellen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Administration → Externe | ||
| Externe Organisationen verwalten | Externe Organisationen anlegen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Externe Personen verwalten | Externe Personen anlegen, bearbeiten und löschen | Organisation |
| Administration → Administration | ||
| Profil verwalten | Organisationsdaten pflegen: Name, Adresse, Kontakt, Branchen | Organisation |
| Konfiguration verwalten | KI-Werkzeuge, Einladungen, Funktionen und Standard-Kataloge konfigurieren | Organisation |
| Erscheinungsbild verwalten | Logo, Farben und Darstellung festlegen | Organisation |
| Activity Log verwalten | Aktivitäten nachverfolgen und Änderungen rückgängig machen | Organisation |
| Abrechnung & Kontingente verwalten | Abrechnung einsehen und Kontingente verwalten | Organisation |
Zwei Dinge stehen bewusst nicht in der Matrix:
- Kritische Aktionen — der Tab ist dem Root-Zugang vorbehalten und über keine Rolle vergebbar.
- Maßnahmenvorlagen — die Funktion ist derzeit deaktiviert, deshalb fehlt die Zeile.
Rolle erstellen
In der Matrix über Berechtigungsrolle hinzufügen. Der Dialog fragt zwei Angaben ab:
- Name — die Bezeichnung der Rolle. Pflichtfeld.
- Beschreibung — wofür die Rolle gedacht ist. Optional, aber hilfreich: In einer Matrix mit sieben Spalten ist der Name allein oft zu knapp.
Die neue Rolle erscheint sofort als weitere Spalte, zunächst ohne jedes Häkchen. Die Rechte setzt du anschließend in der Matrix — und wie alles dort wird sie erst mit Speichern wirksam.
Rolle bearbeiten
Name und Beschreibung änderst du über den Spaltenkopf der Rolle. Die Rechte selbst änderst du in der Matrix.
Eine Änderung wirkt sofort für alle Mitarbeitenden, die diese Rolle tragen — Rollen werden zugewiesen, nicht kopiert. Wenn nur einzelne Personen etwas anderes können sollen, ist eine zusätzliche Rolle der richtige Weg, nicht das Umbauen einer bestehenden.
Rolle löschen
Ebenfalls im Dialog am Spaltenkopf. Beim Löschen musst du eine alternative Berechtigungsrolle auswählen: Alle Mitarbeitenden, die die gelöschte Rolle tragen, bekommen automatisch die gewählte Ersatzrolle. So bleibt niemand ohne Rolle zurück.
Es muss immer mindestens eine Rolle übrig bleiben; die letzte lässt sich nicht löschen.
Auch das Löschen ist Teil des Matrix-Speicherns — bis du Speichern drückst, ist nichts passiert.
Standardrollen
Bei der Einrichtung einer Organisation legt SocialDocs drei Rollen an:
| Rolle | Zuschnitt |
|---|---|
| Administration | Volle Kontrolle: Einstellungen, Abrechnung, Mitarbeitende und alle Daten. Trägt sämtliche Rechte. |
| Leitung | Verwaltet Team, Stammdaten, Vorlagen und Auswertungen. Anlegen und Bearbeiten, aber kein Löschen; kein Zugriff auf Organisationseinstellungen und Abrechnung. |
| Mitarbeitende | Tägliche Arbeit mit Klient:innen: anlegen, dokumentieren, Berichte einsehen, Gruppenchats. Keine Verwaltungsrechte. |
Das ist ein Startpunkt, keine Vorgabe. Alle drei lassen sich umbenennen, umbauen und löschen, und eigene Rollen kannst du beliebig ergänzen — die Standardrollen sind ganz normale Rollen ohne Sonderstellung.
Berechtigungen
In der Matrix steht Berechtigungsrollen verwalten unter Administration → Mitarbeiterverwaltung. Dahinter liegen drei Rechte: PERMISSION_ROLE__CREATE, PERMISSION_ROLE__UPDATE und PERMISSION_ROLE__DELETE.
Der Reiter Administration → Berechtigungsrollen ist sichtbar, sobald mindestens eines davon vorliegt; ohne jedes Recht erscheint stattdessen ein Hinweis, dass die Berechtigung fehlt.
Weil Anlegen, Ändern und Löschen gemeinsam gespeichert werden, hängt das Speichern als Ganzes an PERMISSION_ROLE__UPDATE. Die beiden anderen Rechte sind vergebbar, entscheiden aber für sich genommen nichts: Wer Rollen verwalten können soll, braucht Bearbeiten.
Dieses Recht ist mit Bedacht zu vergeben — wer Rollen bearbeiten darf, kann sich selbst jedes andere Recht der Organisation erteilen.