Klient:innenbericht
Eine Fallakte als PDF — Zeitraum, Inhalte, Anhänge und was am Ende im Dokument steht.
Ein Klient:innenbericht fasst eine Fallakte für einen Zeitraum als PDF zusammen: Stammdaten, Hilfenetzwerk, die Dokumentation als Verlauf und auf Wunsch die hinterlegten Dateien als Anhang. Er ist das Gegenstück zum Analysebericht: dort viele Fälle ohne Namen, hier ein Fall mit allem, was dazugehört.
Typische Anlässe sind eine Fallübergabe, ein Hilfeplangespräch, eine Auskunft an die Klient:in selbst oder die Weitergabe an eine weiterbetreuende Stelle. Weil ein solcher Bericht personenbezogene Daten enthält, trägt jede Seite die Kennzeichnung Vertraulich; für die Weitergabe gelten die üblichen Regeln deiner Organisation, siehe Sicherheit & Datenschutz.
Erstellt wird er in der Fallakte unter Auswertung → Klientenbericht erstellen. Voraussetzung ist das Recht Berichte verwalten (REPORT__CREATE) und Zugriff auf die Akte.
Schritt 1: Allgemein
- Titel — vorbelegt mit Klientenbericht - <Name>. Sobald du ihn selbst änderst, bleibt deine Fassung stehen.
- Zeitraum — zwei Möglichkeiten:
- Gesamter Zeitraum — von der Aufnahme (dem Anlegen der Akte) bis heute. Das ist die Vorbelegung.
- Benutzerdefiniert — eigenes Von- und Bis-Datum.
Der Zeitraum wirkt auf zwei verschiedene Arten, und dieser Unterschied ist der wichtigste Punkt der ganzen Seite:
| Abschnitt | Zeitbezug |
|---|---|
| Stammdaten | Stand am Bis-Datum — rekonstruiert aus dem Änderungsprotokoll der Akte |
| Hilfenetzwerk, Dokumentation, Anhänge | Einträge im Zeitraum — alles zwischen Von- und Bis-Datum |
Ein Bericht mit dem Bis-Datum vom letzten Jahresende zeigt also die Stammdaten so, wie sie damals erfasst waren — nicht so, wie sie heute aussehen. Spätere Korrekturen an einem Feld verändern einen älteren Bericht damit nicht rückwirkend.
Schritt 2: Inhalte
Vier Abschnitte, jeder mit einem Schalter und darunter der Auswahl der einzelnen Einträge. Beim Öffnen ist alles ausgewählt, was in den Zeitraum fällt; du wählst also ab, was nicht in den Bericht soll.
Stammdaten — Stammdatengruppen und ihre Felder, gruppenweise oder einzeln abwählbar. Angeboten werden nur Gruppen, die für diesen Fall gelten: global gültige Gruppen und solche, die einer Zielgruppe des Falls zugeordnet sind.
Hilfenetzwerk — externe Personen und Teammitglieder mit ihrer Teamrolle, wie sie im Hilfenetzwerk der Akte hinterlegt sind.
Dokumentation — Notizen, Dokumente, Maßnahmen und Termine, jeweils als Liste der tatsächlichen Einträge. Damit lässt sich ein Bericht auch gezielt auf einzelne Vorgänge zuschneiden.
Anhänge — die Dateien der Akte. Hier gilt eine Einschränkung, die im Dialog an jeder betroffenen Datei steht:
- PDF- und Bilddateien werden als eigene Seiten in den Bericht eingebettet, jeweils mit einer Trennseite Anhang N.
- Alle anderen Dateitypen erscheinen nur im Anhangverzeichnis mit dem Vermerk nur Referenz — der Bericht nennt sie, enthält sie aber nicht.
Unter den Abschnitten fasst eine Zusammenfassung zusammen, wie viele Stammdatenfelder, Kontakte, Einträge und Anhänge ausgewählt sind.
Änderst du den Zeitraum nachträglich, lädt die Auswahl neu — bereits getroffene Entscheidungen bleiben dabei erhalten. Neu hinzugekommene Einträge musst du in dem Fall selbst anhaken.
Was im PDF steht
Der Bericht beginnt mit einer Deckkarte: Name der Klient:in, Status, Zeitraum von/bis, Phase (sofern die Funktion aktiv ist), Arbeitsbereiche und Zielgruppen sowie Erstellungsdatum, Ersteller:in und Organisation.
Darunter folgen die gewählten Abschnitte:
- Stammdaten — je Gruppe die Felder mit ihrem Wert zum Bis-Datum.
- Hilfenetzwerk — Teammitglieder mit Rolle, externe Personen mit Organisation und Kontaktdaten.
- Dokumentation — ein Verlauf, nach Tagen gruppiert: links das Datum, rechts die Einträge dieses Tages, unabhängig von ihrer Art. Notizen, Dokumente, Maßnahmen und Termine stehen also in der Reihenfolge, in der sie im Fall passiert sind, nicht nach Typ sortiert. Maßnahmen tragen ihren Status als farbige Marke.
- Anhänge — zuerst das Anhangverzeichnis, danach die eingebetteten Dateien mit ihren Trennseiten.
Jede Seite trägt oben Titel und Namen der Klient:in samt Kennzeichnung Vertraulich, unten Organisation, Ersteller:in, Erstellungsdatum, die Version der Berichtsvorlage und die Seitenzahl.
Berichte wiederfinden
Der Reiter Auswertung der Fallakte listet alle Berichte zu diesem Fall mit Titel, Zeitraum von/bis, Ersteller:in und Erstellungsdatum. Über der Tabelle stehen eine Suche und ein Filter nach Ersteller:in; die Spalten lassen sich sortieren.
Das Zeilenmenü bietet Ansehen (Vorschau im Fenster) und Als PDF herunterladen. Eine Löschen-Aktion gibt es hier nicht — der Bericht bleibt bei der Akte.
Zur Sichtbarkeit gilt die allgemeine Regel aus Berichte: Deine eigenen Berichte siehst du immer, die von Kolleg:innen nur mit dem Recht Berichte einsehen (REPORT__VIEW). In der organisationsweiten Liste unter Berichtswesen → Berichte tauchen Klient:innenberichte grundsätzlich nicht auf.
Berechtigungen
Zum Erstellen brauchst du REPORT__CREATE und Zugriff auf die Fallakte — über die Zuordnung im Hilfenetzwerk oder über das Recht, alle Klient:innen einzusehen.
Deine eigenen Berichte siehst du immer; die von Kolleg:innen nur mit REPORT__VIEW. Eine Löschmöglichkeit gibt es in der Fallakte nicht.