Mitarbeiter:innen

Unter Administration → Mitarbeiter:innen steht, wer zu deiner Organisation gehört. Von hier aus lädst du neue Personen ein, weist Berechtigungsrollen und Arbeitsbereiche zu und beendest Zugänge wieder.

Wichtig für das Verständnis aller folgenden Seiten: Ein Nutzerkonto und eine Mitarbeitendenzeile sind zwei verschiedene Dinge. Das Konto gehört der Person und kann in mehreren Organisationen Mitglied sein; die Zeile in dieser Tabelle beschreibt ausschließlich ihre Zugehörigkeit zu deiner Organisation. Deshalb ändert alles, was du hier tust, nie das Konto selbst — und deshalb bearbeitest du hier auch weder Name noch E-Mail-Adresse.

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Die Tabelle

Jede Zeile ist eine Person in deiner Organisation:

Spalte	Inhalt
Profilbild	mit Punkt für den Online-Status
Nachname, Vorname	aus dem Nutzerkonto der Person
Personalnr.	die Personalnummer in deiner Organisation
Email	die Anmeldeadresse des Kontos
Berechtigungsrolle(-n)	alle zugewiesenen Rollen; sind es alle Rollen der Organisation, steht dort All
Arbeitsbereich(-e)	alle zugewiesenen Bereiche; sind es alle, steht dort All
Status	Aktiv, Deaktiviert, Entfernt oder Verlassen — siehe Status verstehen weiter unten

Sortieren kannst du über die Spaltenköpfe Nachname, Vorname, Personalnr. und Email; voreingestellt ist der Nachname aufsteigend.

Die Liste enthält bewusst auch ausgeschiedene Personen. Sie verschwinden nicht, weil sonst die Dokumentation, die sie erstellt haben, keinen Urheber mehr hätte. Bei ihnen stehen Name und E-Mail als —, die Personalnummer bleibt sichtbar.

Jede Zeile hat rechts ein Kontextmenü — dort liegen alle Aktionen, die unter Bearbeiten, deaktivieren, entfernen beschrieben sind.

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Die Personalnummer

Die Personalnummer ist die Kennung, unter der eine Person in deiner Organisation geführt wird. Sie wird bereits in der Einladung vergeben, ist innerhalb der Organisation eindeutig und ist das Merkmal, über das sich Dokumentation revisionssicher zuordnen lässt.

Zwei Personen können nicht dieselbe Nummer tragen — auch dann nicht, wenn eine von beiden längst ausgeschieden ist. Versuchst du, eine bereits vergebene Nummer zu verwenden, weist SocialDocs das ab und weist gesondert darauf hin, wenn die Nummer einem ehemaligen Eintrag gehört. In diesem Fall ist meist Zusammenführen der richtige Weg.

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Status verstehen

Status	Bedeutung	Umkehrbar
Aktiv	Zugang besteht, die Person kann arbeiten	—
Deaktiviert	Zugang vorübergehend gesperrt, Zuweisungen bleiben	ja, über Reaktivieren
Entfernt	von einer administrierenden Person aus der Organisation entfernt	nein, nur neue Einladung
Verlassen	die Person hat die Organisation selbst verlassen	nein, nur neue Einladung

Davon unabhängig ist der farbige Punkt am Profilbild: Der zeigt den Online-Status und sagt nur, ob jemand gerade in SocialDocs arbeitet.

Wie du zwischen diesen Zuständen wechselst, steht unter Bearbeiten, deaktivieren, entfernen.

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Der Root-Zugang

Genau eine Person trägt in der Rollenspalte das Kennzeichen Root. Das ist der Hauptzugang der Organisation: Er besitzt sämtliche Rechte unabhängig von den zugewiesenen Berechtigungsrollen und lässt sich nicht aussperren.

Übertragen wird der Root-Zugang nicht hier, sondern unter Administration → Kritische Aktionen.

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Berechtigungen

In den Berechtigungsrollen steht Mitarbeiter:innen verwalten unter Administration → Mitarbeiterverwaltung. Dahinter liegen drei getrennt schaltbare Rechte:

Recht	Erlaubt	Beschrieben unter
EMPLOYEE__INVITE	Einladungen einsehen, erstellen und zurückziehen	Einladungen
EMPLOYEE__UPDATE	Bearbeiten, Deaktivieren, Reaktivieren und Zusammenführen	Bearbeiten, deaktivieren, entfernen
EMPLOYEE__REMOVE	Mitarbeitende aus der Organisation entfernen	Bearbeiten, deaktivieren, entfernen

Der Reiter Administration → Mitarbeiter:innen ist sichtbar, sobald mindestens eines der drei Rechte vorliegt; ohne jedes Recht erscheint stattdessen ein Hinweis, dass die Berechtigung fehlt.

Dass Entfernen ein eigenes Recht ist, ist Absicht: Es ist die einzige unumkehrbare Aktion in diesem Bereich. Eine Rolle kann also das Team pflegen, ohne jemanden endgültig ausschließen zu können — so ist die Standardrolle Leitung zugeschnitten, die einladen und bearbeiten darf, aber nicht entfernen. Die Standardrolle Administration hat alle drei Rechte, Mitarbeitende keines.

Anders als etwa bei Klient:innen lassen sich diese Rechte nicht auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken — wer sie hat, hat sie für die ganze Organisation. Der Root-Zugang besitzt sie ohnehin immer.

Unabhängig von allen Rechten gilt: Den eigenen Zugang kann niemand deaktivieren oder entfernen.