Kalender verwalten
Persönliche und Gruppenkalender anlegen, bearbeiten und löschen — samt Favoriten, Feiertagen und Standardkalender.
Kalender sind die Ablagen, auf denen Termine liegen. Verwaltet werden sie über das Zahnrad im Kalender, in der Kalenderverwaltung.
Drei Arten von Kalender
| Art | Entsteht | Sichtbar für |
|---|---|---|
| Persönlicher Kalender | automatisch beim ersten Zugang als Mein Kalender, in zufälliger Farbe | alle Mitarbeitenden |
| Gruppenkalender | von Hand, mit dem Recht Kalender verwalten | alle Mitarbeitenden |
| Klientenkalender | automatisch, sobald ein Termin für eine Klient:in angelegt wird | niemanden — er taucht nirgends auf |
Der Klientenkalender ist reine Ablage: Er erscheint in keiner Seitenleiste und lässt sich nicht anhaken. Die Termine darin sind über die Fallakte erreichbar. Das ist Absicht — eine Liste von Klientenkalendern würde jeder Person verraten, welche Klient:innen es überhaupt gibt.
Sichtbarkeit ist nicht regelbar. Jede:r Mitarbeitende sieht alle persönlichen und alle Gruppenkalender der Organisation. Ob jemand einen Gruppenkalender bearbeiten oder löschen darf, hängt allein an der Berechtigungsrolle — nicht an der Mitgliedschaft.
Kalender anlegen
In der Kalenderverwaltung legt Neuen Kalender erstellen einen Gruppenkalender an — dafür braucht es das Recht CALENDAR__CREATE.
Der Dialog fragt:
- Name — höchstens 32 Zeichen. Pflichtfeld.
- Beschreibung — optional.
- Farbe — aus der Palette. Sie kennzeichnet später jeden Termin, der über diesen Kalender hereinkommt. Pflichtfeld.
- Optionen — nur bei Gruppenkalendern:
- Geburtstage der Mitarbeiter:innen anzeigen — blendet die Geburtstage aller aktiven Mitarbeitenden ein, sofern ein Geburtsdatum im Profil hinterlegt ist.
- Deutsche Feiertage — dazu die Auswahl der Bundesländer, deren Feiertage gelten sollen.
Geburtstage und Feiertage sind keine echten Termine: Sie lassen sich nicht öffnen, bearbeiten oder löschen, sondern werden für den angezeigten Zeitraum eingeblendet. Wer sie nicht sehen will, hakt den Kalender ab.
Ein neu angelegter Kalender wird deiner Auswahl automatisch hinzugefügt, erscheint also sofort in der Seitenleiste.
Bearbeiten und löschen
Bei Gruppenkalendern entscheidet allein das Recht aus der Berechtigungsrolle:
| Aktion | Recht in der Rolle |
|---|---|
| Bearbeiten | CALENDAR__UPDATE |
| Löschen | CALENDAR__DELETE |
Damit verwaltet ein Gruppenkalender jede:r mit dem entsprechenden Recht — nicht nur, wer ihn angelegt hat. Das gilt auch für die drei Kalender, die bei der Einrichtung entstehen (Allgemein, Geburtstage, Deutsche Feiertage).
Die Mitgliederliste eines Gruppenkalenders bearbeitest du im selben Dialog unter Mitglieder. Sie steuert keine Rechte: Wer eingetragen ist, wird im Kalender geführt, kann ihn als Standardkalender setzen und ihn über das Kontextmenü wieder verlassen.
Den eigenen persönlichen Kalender verwaltest du ohne jedes Recht. Name und Beschreibung lassen sich dort allerdings nicht ändern: Er heißt bei allen Mein Kalender und wird bei Kolleg:innen mit deren Namen angezeigt. Die Farbe ist frei wählbar.
Zwei Sperren schützen vor Datenverlust:
- Ein Kalender mit Terminen lässt sich nicht löschen. Bei einem Gruppenkalender blockiert jeder darauf liegende Termin; bei einem persönlichen Kalender nur die Termine, die sonst nirgends mehr lägen — Kopien fremder Termine verschwinden folgenlos mit ihm. Verschiebe die Termine vorher auf einen anderen Kalender.
- Der letzte persönliche Kalender einer Person lässt sich nicht löschen. Ohne ihn gäbe es keinen Ort mehr für zugesagte Einladungen.
Standardkalender
Ein persönlicher Kalender ist als Standard markiert. Er ist im Termin-Dialog vorausgewählt und der Ort, an dem zugesagte Einladungen landen. Für die Ablage von Einladungen wird bewusst nie ein geteilter Kalender genutzt — eine Kopie dort stünde vor der ganzen Organisation.
Favoriten und Auswahl
Zwei Einstellungen, die leicht durcheinandergehen:
- Favorit — hebt einen Kalender in der Seitenleiste in den Abschnitt Favoriten. Dein eigener Standardkalender ist dort dauerhaft gesetzt und lässt sich nicht entfernen.
- Auswahl (Häkchen) — bestimmt, ob die Termine des Kalenders gerade angezeigt werden.
Beides gilt nur für dich und bleibt über Sitzungen hinweg erhalten. Ein Favorit ohne Häkchen ist also ein Kalender, den du schnell zur Hand hast, aber gerade ausgeblendet.
Darstellung
In der Kalenderverwaltung liegt außerdem die persönliche Anzeigeeinstellung, ob Samstage und Sonntage im Raster erscheinen. Wer von Montag bis Freitag arbeitet, bekommt so eine breitere Wochenansicht ohne leere Spalten.
Berechtigungen
Die drei Rechte werden in der Berechtigungsrolle gemeinsam unter Kalender verwalten vergeben und gelten immer organisationsweit. Sie betreffen ausschließlich Gruppenkalender: persönliche Kalender verwaltet ihre eigene Person, und Klientenkalender lassen sich gar nicht bearbeiten oder löschen.
Den eigenen persönlichen Kalender legt jede:r ohne Recht an und bearbeitet ihn selbst.