Konfiguration
Datenhaltung, Funktionen, KI und Sicherheit deiner Organisation.
Übersicht
In der Konfiguration legst du fest, wie SocialDocs für deine Organisation arbeitet: wie lange Daten aufbewahrt werden, welche Funktionen aktiv sind und welche Anforderungen an die Anmeldung gelten.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist bestimmt, wie lange die Daten von Klient:innen nach Fallabschluss gespeichert bleiben, bevor sie automatisch gelöscht werden. Prüfe diesen Wert gegen die für dich geltenden gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben.
Standard-Kataloge
Hier siehst du, welche Standard-Kataloge auf deine Organisation angewendet sind — etwa der AG-STADO-Basisdatensatz — samt Version. SocialDocs weist dich aus, wenn eine Aktualisierung verfügbar ist oder ein Katalog unvollständig angewendet wurde, und du kannst weitere Kataloge anwenden. Die Inhalte landen als vordefinierte Felder und Gruppen in den Stammdaten.
KI-Funktionen
Ein Hauptschalter aktiviert die KI-Funktionen für die gesamte Organisation. Ist er aus, sind sämtliche KI-Funktionen deaktiviert und einzelne Funktionen lassen sich nicht auswählen. Nach der Aktivierung wählst du gezielt aus, welche Funktionen verfügbar sein sollen.
Zusätzlich kannst du hochgeladene Dokumente automatisch bei jedem Upload auswerten lassen, statt erst auf Klick in der Dateiansicht. Das erzeugt pro Dokument eine KI-Anfrage — auch dann, wenn die Vorschläge nie geprüft werden. Details zu den einzelnen Funktionen findest du unter KI-Funktionen.
Funktionen
Phasen strukturieren Klient:innen nach dem Stand ihres Verlaufs. Ist die Funktion deaktiviert, werden Phasen im gesamten Tool ausgeblendet — siehe Phasen.
Termine & Einladungen
Hier regelst du, ob externe Personen per E-Mail über Termine informiert werden, zu denen sie eingeladen sind. Die Einladung enthält eine Kalenderdatei sowie Links zum Zu- oder Absagen und beschränkt sich inhaltlich auf Titel, Zeitpunkt, Ort und den Namen der Organisation — keine Beschreibung und keine Angaben zu Klient:innen.
Optional werden bereits eingeladene Personen auch über Änderungen und Absagen informiert. Reine Nachbereitung wie Ergebnis oder Notizen löst nie eine E-Mail aus. Wie sich das im einzelnen Termin auswirkt, steht unter Einladungen & Teilnahme.
Sicherheit
Mit Zwei-Faktor-Authentifizierung erzwingen ist der Zugriff auf die Organisation nur mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung möglich. Mehr dazu unter Sicherheit & Datenschutz.
Berechtigungen
Ein Recht für den ganzen Reiter. Es entscheidet über alles, was hier eingestellt wird — KI-Werkzeuge, Einladungen an Externe, Funktionen wie die Phasen und die Standard-Kataloge — und gilt organisationsweit.