Ankündigungen
Kurze Mitteilungen an das Team — auf dem Dashboard, zeitlich befristet und nach Arbeitsbereichen adressiert.
Eine Ankündigung ist eine kurze Mitteilung an dein Team, die auf dem Dashboard in der Kachel Ankündigungen erscheint — etwa Hinweise auf Vertretungsregelungen, Fristen oder organisatorische Änderungen.
Sie besteht aus vier Angaben: Titel, Text, einem Gültigkeitszeitraum und den Arbeitsbereichen, an die sie sich richtet. Wer die Mitteilung zu sehen bekommt, entscheidet sich über die Arbeitsbereiche: Angezeigt wird sie allen, die einem der ausgewählten Bereiche zugeordnet sind.
Auf dem Dashboard steht die neueste Mitteilung zuoberst, ungelesene tragen einen Punkt. Ein Klick öffnet den Leser mit der vollständigen Mitteilung; geöffnet gilt sie automatisch als gelesen — ein Weg zurück auf ungelesen und eine Auswertung, wer gelesen hat, existieren nicht.
Verwaltet werden sie unter Administration → Ankündigungen. Die Tabelle zeigt Titel, Arbeitsbereiche und den Gültigkeitszeitraum als Spanne; ein Unendlichkeitszeichen bedeutet, dass die jeweilige Grenze offen ist — steht es auf beiden Seiten, läuft die Ankündigung unbefristet.
Ankündigung erstellen
Unter Administration → Ankündigungen → Neue Ankündigung. Der Dialog fragt fünf Angaben ab, alle sind Pflicht:
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Titel | Die Überschrift, die im Teaser auf dem Dashboard hervorgehoben wird. |
| Text | Der Inhalt, als formatierbarer Text. |
| Gültig ab | Sofort sichtbar oder Geplant mit Datum und Uhrzeit. |
| Gültig bis | Dauerhaft oder Befristet mit Datum und Uhrzeit. |
| Arbeitsbereiche | An wen sich die Ankündigung richtet. |
Bei Geplant steht die Uhrzeit standardmäßig auf 00:00, bei Befristet auf 23:59 — der gewählte Tag ist damit jeweils vollständig eingeschlossen. Vor dem Startdatum ist die Ankündigung für niemanden sichtbar, nach dem Enddatum verschwindet sie von selbst wieder. Gelöscht wird sie dadurch nicht: Sie bleibt in der Tabelle stehen und lässt sich durch Verlängern des Zeitraums erneut sichtbar machen.
Die Arbeitsbereiche sind mit allen Bereichen deiner Organisation vorbelegt — der Normalfall ist also eine Mitteilung an alle, und du schränkst nur bei Bedarf ein. Mindestens einer muss ausgewählt bleiben.
Sind alle Arbeitsbereiche ausgewählt, gilt die Ankündigung als organisationsweit: Statt einer Liste aller Bereiche steht dann der Name deiner Organisation an der Mitteilung. Das passt sich mit: Legst du später einen weiteren Arbeitsbereich an, ist eine zuvor organisationsweite Ankündigung nicht mehr vollständig — sie erreicht den neuen Bereich nicht und wird auch nicht mehr als organisationsweit ausgewiesen.
Ankündigung bearbeiten
Das Menü am Zeilenende führt zu Bearbeiten. Der Dialog ist derselbe wie beim Anlegen; alle vier Angaben lassen sich ändern.
Änderungen wirken sofort und rückwirkend: Wer die Ankündigung schon gelesen hat, sieht beim nächsten Öffnen den neuen Text, und die Mitteilung gilt deshalb nicht erneut als ungelesen. Für eine inhaltlich neue Mitteilung ist eine neue Ankündigung der richtige Weg, nicht das Überschreiben einer alten.
Über den Gültigkeitszeitraum lässt sich eine Ankündigung auch vorzeitig beenden: Gültig bis auf ein vergangenes Datum setzen nimmt sie vom Dashboard, ohne sie zu löschen.
Ankündigung löschen
Ebenfalls im Zeilenmenü, mit einer Rückfrage. Die Ankündigung verschwindet damit aus der Tabelle und von allen Dashboards; rückgängig machen lässt sich das nicht.
Wenn eine Mitteilung nur nicht mehr aktuell ist, ist das Befristen dem Löschen vorzuziehen — der Vorgang bleibt so nachvollziehbar.
Systemnachrichten von SocialDocs
In derselben Kachel erscheinen gelegentlich Mitteilungen von SocialDocs selbst — etwa zu neuen Funktionen oder Wartungsfenstern. Sie tragen statt eines Arbeitsbereichs das SocialDocs-Logo.
Zwei Unterschiede zu euren eigenen Ankündigungen:
- Sie erreichen alle Mitarbeitenden unabhängig von Arbeitsbereich und Berechtigungen — auch Personen, die keinem Arbeitsbereich zugeordnet sind.
- Sie lassen sich in der Administration nicht anlegen, ändern oder löschen; die Tabelle unter Administration → Ankündigungen enthält ausschließlich die Mitteilungen deiner Organisation.
Gelesen werden sie wie alle anderen: öffnen genügt.
Berechtigungen
In den Berechtigungsrollen stehen die drei Rechte gemeinsam unter Ankündigungen verwalten in Administration → Mitarbeiterverwaltung, lassen sich dort aber einzeln schalten. Das Bearbeiten-Recht deckt Titel, Text, Zeitraum und Arbeitsbereiche ab.
Der Reiter Administration → Ankündigungen ist sichtbar, sobald mindestens eines der drei Rechte vorliegt; ohne jedes Recht erscheint stattdessen ein Hinweis, dass die Berechtigung fehlt. Die einzelnen Aktionen bleiben an ihr jeweiliges Recht gebunden.
Die Rechte gelten für die ganze Organisation: Wer Ankündigungen verwalten darf, kann sie an jeden Arbeitsbereich richten.
Zum Lesen einer Ankündigung braucht es keines dieser Rechte. Die Dashboard-Kachel sieht jede:r — maßgeblich ist allein, ob die Person einem der adressierten Arbeitsbereiche zugeordnet ist.