Berichte
Was ein Bericht in SocialDocs ist, welche zwei Sorten es gibt, wo sie liegen und wer sie sehen darf.
Ein Bericht ist ein eingefrorener Stand als PDF. Anders als die Kennzahlen, die sich bei jedem Aufruf neu berechnen, hält ein Bericht fest, wie die Daten zum Zeitpunkt der Erzeugung aussahen — mit Titel, Zeitraum, Ersteller:in und Erstellungsdatum in Kopf- und Fußzeile. Genau das braucht es für Sachberichte, Verwendungsnachweise, Fallübergaben und Aktenauskünfte.
Es gibt zwei Sorten, und sie unterscheiden sich in allem außer im Dateiformat:
| Analysebericht | Klient:innenbericht | |
|---|---|---|
| Inhalt | aggregierte Kennzahlen über viele Fälle | die Akte einer Klient:in |
| Personenbezug | keiner — nur Anzahlen und Verteilungen | vollständig, deshalb als Vertraulich gekennzeichnet |
| Erstellt unter | Berichtswesen → Berichte | Fallakte → Reiter Auswertung |
| Zu finden unter | Berichtswesen → Berichte | Fallakte → Reiter Auswertung |
| Typischer Anlass | Jahresbericht, Trägerstatistik, Gremienvorlage | Fallübergabe, Hilfeplangespräch, Auskunft an die Klient:in |
Die Liste unter Berichtswesen → Berichte zeigt ausschließlich Analyseberichte. Klient:innenberichte tauchen dort bewusst nicht auf: Sie gehören in die Akte, zu der sie erstellt wurden, und nicht in eine organisationsweite Liste. Wer einen Klient:innenbericht sucht, sucht ihn in der Fallakte.
Wie ein Bericht entsteht
Beide Sorten entstehen im selben Ablauf:
- Du füllst einen Assistenten aus — Titel, Zeitbezug, Umfang und Inhalte.
- Mit Erstellen wird der Bericht angelegt und sofort erzeugt: Daten sammeln, PDF rendern, Datei ablegen.
- Danach steht der Bericht in der Liste und lässt sich öffnen und herunterladen.
Die Erzeugung läuft im Bestätigen-Schritt, nicht im Hintergrund. Bei umfangreichen Berichten — ein ganzes Jahr, viele Fälle, viele Anhänge — dauert das einen Moment; der Dialog zeigt so lange den Ladezustand. Bricht die Erzeugung ab, bleibt der Eintrag mit dem Status fehlgeschlagen zurück und du bekommst eine Fehlermeldung; erstelle den Bericht in dem Fall neu.
Ein fertiger Bericht ist unveränderlich. Es gibt kein Bearbeiten — inhaltlich wäre es auch keins, denn ein Bericht behauptet, einen Stand zu zeigen. Stimmt etwas nicht, erstellst du einen neuen und löschst den alten.
Öffnen, herunterladen, löschen
Das Menü am Zeilenende bietet:
- Öffnen — zeigt das PDF in einem Vorschaufenster, ohne es herunterzuladen.
- Als PDF herunterladen — lädt die Datei über einen zeitlich befristeten Link herunter.
- Löschen — nur bei Analyseberichten, und nur wenn du dazu berechtigt bist (siehe unten). Der Dialog fragt vorher nach; rückgängig machen lässt sich das Löschen nicht.
Klient:innenberichte lassen sich in der Fallakte ansehen und herunterladen; eine Löschen-Aktion gibt es dort nicht. Sie bleiben als Teil der Falldokumentation bei der Akte und verschwinden mit ihr.
Wer welche Berichte sieht
Grundregel: Eigene Berichte sieht und löscht jede:r immer. Alles Weitere regeln zwei Rechte, die gestaffelt wirken.
| Recht | In den Berechtigungsrollen | Erlaubt |
|---|---|---|
REPORT__CREATE | Berichte verwalten | Berichte beider Sorten erstellen |
REPORT__VIEW | Berichte einsehen | Berichte anderer in der Liste sehen, öffnen und herunterladen |
REPORT__DELETE | Berichte verwalten | Analyseberichte anderer löschen |
Bei Analyseberichten kommt eine zweite Stufe dazu, weil sie Kennzahlen enthalten. Ein fremder Analysebericht ist nur sichtbar, wenn alle vier Bedingungen zutreffen:
- du hast
REPORT__VIEW, - der Bericht wurde als Geteilt erstellt,
- du hast
KPI__VIEW— organisationsweit oder für Arbeitsbereiche, - bei arbeitsbereichsbeschränktem
KPI__VIEW: jeder vom Bericht abgedeckte Arbeitsbereich gehört zu deinen erlaubten Bereichen.
Die beiden Rechte greifen also ineinander: REPORT__VIEW öffnet fremde Berichte überhaupt, KPI__VIEW entscheidet, welcher Ausschnitt der Organisation darin sichtbar sein darf. Ein als Nur ich erstellter Analysebericht bleibt für alle anderen unsichtbar — auch für die Administration.
Die vollständige Rechtematrix steht unter Berechtigungsrollen.
Berechtigungen
Die Regeln dazu stehen oben unter Wer welche Berichte sieht. Kurz: Eigene Berichte sind ohne Recht sichtbar und löschbar; REPORT__VIEW öffnet fremde Berichte, und bei Analyseberichten entscheidet zusätzlich KPI__VIEW, welcher Ausschnitt der Organisation darin sichtbar sein darf. REPORT__UPDATE ist vergebbar, hat aber keine Wirkung — Berichte sind unveränderlich.