SocialDocs

Organisation erstellen

Eine neue Organisation in drei Schritten anlegen.

Eine Organisation ist dein abgeschotteter Datenraum in SocialDocs: eigene Konfiguration, eigene Mitarbeitende, eigene Falldaten. Wer sie erstellt, wird ihr Root-User und hat damit vollen Zugriff auf alle Einstellungen.

Lege eine Organisation nur an, wenn du SocialDocs für deinen Träger aufbaust. Sollst du in einer bestehenden Organisation mitarbeiten, brauchst du stattdessen eine Einladung — siehe Organisation beitreten.

Der Assistent führt dich durch drei Schritte.

Schritt 1 · Organisation

Name und Sitz.

  • Name — der vollständige Name deiner Organisation. Er erscheint für alle Mitarbeitenden in der Oberfläche.
  • Sitz der Organisation — derzeit fest Deutschland: SocialDocs steht momentan ausschließlich Organisationen mit Sitz in Deutschland zur Verfügung.

Schritt 2 · Tätigkeit

Der Tätigkeitsschwerpunkt. Diese Angaben dienen der Ersteinrichtung deiner Arbeitsumgebung.

  • Branchen — Gesundheitswesen, Soziale Dienste, Bildung, Versicherung, Justiz oder Öffentliche Verwaltung; Mehrfachauswahl möglich.
  • Tätigkeitsfelder — etwa Kinder/Jugendliche/Familie, Altenpflege, Gesundheit & Krankheit, Grundsicherung, Beruf & Bildung, Rechtliche Unterstützung oder Migration & Integration.
  • Versorgungsform — eine von drei:
    • Ambulant — direkte Unterstützung im häuslichen oder sozialen Umfeld sowie in Beratungsstellen
    • Stationär — Einrichtungen wie Pflegeheime, Wohngruppen oder Einrichtungen für Obdachlose
    • Teilstationär — Kombination aus beidem, etwa Tageszentren oder Tageskliniken

Alle Angaben aus Schritt 1 und 2 lassen sich später im Profil ändern.

Schritt 3 · Trägerschaft & AGB

Der rechtlich wichtigste Schritt: Die Trägerschaft bestimmt, welches Datenschutzrecht für deine Organisation gilt.

Trägerschaft

  • Öffentlich — Behörden, Ämter, Kommunen, Kammern
  • Privatwirtschaftlich — GmbH, AG, Einzelunternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht
  • Gemeinnützig / Dritter Sektor — e. V., gGmbH, Stiftung, NGO, kirchliche Werke

Konfession

Dieses Feld erscheint nur bei gemeinnütziger Trägerschaft; in allen anderen Fällen gilt automatisch „keine konfessionelle Trägerschaft". Die Auswahl entscheidet über das Datenschutzregime:

  • Keine konfessionelle Trägerschaft — säkulare Organisation, es gilt die DSGVO
  • Katholisch — Datenschutz nach dem Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG)
  • Evangelisch — Datenschutz nach dem Kirchengesetz über den Datenschutz der EKD (DSG-EKD)
  • Andere Religionsgemeinschaft — Datenschutz nach dem jeweiligen Religionsgesellschafts-Recht

Auftragsverarbeitungsvertrag

Bei katholischer oder evangelischer Trägerschaft schließt ihr zusätzlich eine Zusatzvereinbarung zum Auftragsverarbeitungsvertrag, die dem jeweiligen kirchlichen Datenschutzrecht Rechnung trägt. Sie ist Teil dieses Schritts.

Bei anderer Religionsgemeinschaft wirst du gefragt, ob für euch ein von der DSGVO abweichendes oder sie ergänzendes Datenschutzrecht gilt — viele Religionsgemeinschaften haben kein eigenes, dann gilt uneingeschränkt die DSGVO. Gilt eines, benennst du es. Bis eine darauf zugeschnittene Zusatzvereinbarung vorliegt, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag in der Standardfassung.

AGB

Zum Abschluss bestätigst du die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Ohne diese Bestätigung lässt sich die Organisation nicht anlegen.

Lizenzmodell

Im Assistenten wählst du kein Lizenzmodell: Jede neue Organisation startet auf Free. Den Tarif wechselst du danach jederzeit in der Abrechnung; bei einem kostenpflichtigen Plan hinterlegst du dort auch das Zahlungsmittel. Der Funktions- und Preisvergleich steht unter Lizenzmodelle im Vergleich.

Was beim Anlegen mitgeliefert wird

Die frische Organisation ist nicht leer. SocialDocs legt einen Startbestand an, mit dem sich sofort arbeiten lässt und den du vollständig anpassen kannst:

Nach dem Anlegen wird die Organisation automatisch als aktiv ausgewählt.

Wie es weitergeht

Auf dem Dashboard erwartet dich eine Willkommenskarte mit der Schaltfläche Ersteinrichtung starten. Der Assistent dahinter geht genau diese Vorbelegung mit dir durch — Arbeitsbereiche, Zielgruppen, Phasen und Stammdaten — bevor die ersten Fälle entstehen. Siehe Erste Konfiguration.