Bearbeiten, deaktivieren, entfernen
Rechte ändern, Zugänge sperren, beenden — und Einträge einer zurückgekehrten Person zusammenführen.
Alle Aktionen dieser Seite liegen im Kontextmenü einer Zeile der Mitarbeitendentabelle. Welche davon erscheinen, hängt vom Status der Person ab: Deaktivieren gibt es nur bei aktiven Zeilen, Reaktivieren nur bei deaktivierten, Zusammenführen nur bei ausgeschiedenen.
Bearbeiten, Deaktivieren, Reaktivieren und Zusammenführen brauchen das Recht EMPLOYEE__UPDATE, Entfernen das eigenständige Recht EMPLOYEE__REMOVE (siehe Mitarbeiter:innen → Berechtigungen).
Bearbeiten
Kontextmenü → Bearbeiten. Änderbar sind drei Dinge:
- Personalnummer
- Berechtigungsrollen
- Arbeitsbereiche
Beides wirkt sofort. Beachte dabei, was der Arbeitsbereich steuert und was nicht: Ihn zu entziehen nimmt der Person nicht den Zugriff auf die Fälle dieses Bereichs — der hängt an der Berechtigungsrolle. Wer Fallzugriff entziehen will, ändert die Rolle. Näheres unter Arbeitsbereiche → Wer welche Fälle sieht.
Name, E-Mail-Adresse und Profilbild lassen sich hier nicht ändern. Sie gehören zum Nutzerkonto der Person, die sie unter Mein Profil selbst pflegt. Auch als administrierende Person kannst du sie nicht überschreiben.
Bei einem zusammengeführten Eintrag ist die Personalnummer gesperrt — sie wird am aktiven Haupteintrag gepflegt.
Deaktivieren
Kontextmenü einer aktiven Zeile → Deaktivieren. Optional hältst du in einem Kommentar fest, warum.
Deaktivieren ist der umkehrbare Weg, einen Zugang zu schließen — gedacht für Elternzeit, längere Krankheit, Sabbatical oder eine Freistellung mit offenem Ausgang:
- Die Person kann sich in deiner Organisation nicht mehr anmelden.
- Laufende Sitzungen werden sofort beendet; sie fliegt also unmittelbar heraus, nicht erst beim nächsten Anmelden.
- Rollen, Arbeitsbereiche und Zuordnungen zu Klient:innen bleiben erhalten.
- Andere Organisationen, in denen die Person Mitglied ist, sind nicht betroffen.
Dich selbst kannst du nicht deaktivieren.
Reaktivieren
Kontextmenü einer deaktivierten Zeile → Reaktivieren. Der Zugang lebt mit allen bisherigen Rollen und Arbeitsbereichen wieder auf; die Person meldet sich einfach neu an.
Deaktivieren oder Entfernen?
| Deaktivieren | Entfernen | |
|---|---|---|
| Umkehrbar | ja, jederzeit | nein, nur neue Einladung |
| Rollen & Arbeitsbereiche | bleiben erhalten | werden aufgelöst |
| Zuordnung zu Klient:innen | bleibt bestehen | wird aufgelöst |
| Nötiges Recht | EMPLOYEE__UPDATE | EMPLOYEE__REMOVE |
Solange denkbar ist, dass die Person zurückkommt, deaktiviere. Entfernen ist für den tatsächlichen Austritt.
Entfernen
Kontextmenü → Entfernen. Das ist der endgültige Weg.
Beim Entfernen endet die Zugehörigkeit zu deiner Organisation:
- Laufende Sitzungen werden beendet, die Mitgliedschaft wird widerrufen.
- Rollen- und Arbeitsbereichszuweisungen werden aufgelöst.
- Die Zeile bleibt mit dem Status Entfernt in der Liste stehen, damit vorhandene Dokumentation zuordenbar bleibt. Name und E-Mail werden dort nicht mehr angezeigt, die Personalnummer schon.
- Das Nutzerkonto der Person bleibt bestehen. Entfernt wird nur die Zugehörigkeit zu deiner Organisation, nicht das Konto — in anderen Organisationen arbeitet die Person unverändert weiter.
Rückgängig machen lässt sich das nicht; ein erneuter Zugang setzt eine neue Einladung voraus. Ist zum Zeitpunkt des Entfernens bereits eine gültige Einladung für dieselbe Adresse unterwegs, bleiben Rollen und Arbeitsbereiche für den Wiedereintritt stehen.
Dich selbst kannst du nicht entfernen. Willst du die Organisation verlassen, geht das über Mein Konto.
Einträge zusammenführen
Kommt jemand nach einem Austritt zurück, entsteht durch die neue Einladung ein zweiter Eintrag. Damit die alte Dokumentation wieder derselben Person zugeordnet ist, führst du beide zusammen: im Kontextmenü des ehemaligen Eintrags → Zusammenführen, dann den aktiven Eintrag als Ziel wählen.
Die Aktion steht nur bei Zeilen mit dem Status Entfernt oder Verlassen zur Verfügung; Ziel muss ein aktiver Eintrag sein.
Vor dem Absenden musst du ausdrücklich bestätigen, dass die Revisionssicherheit für die betroffenen Datensätze damit aufgehoben ist und der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Genau deshalb steht die Bestätigung dort: Nach dem Zusammenführen erscheint der alte Eintrag nicht mehr als eigene Zeile, seine Historie hängt am aktiven Eintrag.
Das ist auch die Antwort auf die Meldung, eine Personalnummer gehöre einem ehemaligen Eintrag: erst einladen, dann zusammenführen.
Berechtigungen
Bearbeiten, Deaktivieren, Reaktivieren und Zusammenführen hängen an EMPLOYEE__UPDATE; das endgültige Entfernen aus der Organisation ist als eigenes Recht abgetrennt. Beide werden in der Berechtigungsrolle gemeinsam unter Mitarbeiter:innen verwalten vergeben und gelten organisationsweit.