Berichtwesen
Was sich aus der Fallarbeit ablesen lässt — die laufende Auswertung und die eingefrorenen Berichte im Überblick.
Das Berichtwesen wertet aus, was in der Fallarbeit ohnehin entsteht. Nichts davon muss zusätzlich erfasst werden: Aus Fallakten, Notizen, Maßnahmen, Terminen und Stammdaten entstehen Zahlen, sobald sie gebraucht werden.
Im Tool ist der Bereich in zwei Reiter geteilt, und dieselben zwei Reiter sind hier zwei Seiten:
Die laufende Auswertung des Fallbestands — Bestand, Bewegung, Verteilungen, Termine und Stammdaten.
BerichteEingefrorene Stände als PDF — als Analysebericht über viele Fälle oder als Bericht zu einer einzelnen Akte.
Lebend oder eingefroren
Der Unterschied zwischen beiden Reitern ist der Zeitpunkt, auf den sie sich beziehen — und er entscheidet, welchen du brauchst:
| Kennzahlen | Berichte | |
|---|---|---|
| Stand | jetzt, bei jedem Aufruf neu berechnet | der Moment der Erzeugung, dauerhaft festgehalten |
| Form | Bildschirmansicht mit Kacheln und Diagrammen | PDF-Datei mit Kopf- und Fußzeile |
| Gut für | steuern, prüfen, nachsehen | melden, weitergeben, zu den Akten nehmen |
| Wiederholbar | ja — morgen andere Zahlen | nein — dasselbe Dokument, auch in zwei Jahren |
Die Faustregel: Solange du selbst hinsiehst, genügen die Kennzahlen. Sobald jemand anderes die Zahlen bekommt — Leitung, Gremium, Zuwendungsgeber, weiterbetreuende Stelle —, erzeugst du einen Bericht. Nur der hält fest, worauf sich die Zahlen bezogen.
Zwei Sorten Bericht
Beide entstehen aus derselben Datenbasis, beantworten aber verschiedene Fragen:
- Analysebericht — die Kennzahlen eines Zeitraums als PDF. Aggregiert, ohne Namen von Klient:innen. Der typische Jahres- oder Sachbericht.
- Klient:innenbericht — eine einzelne Fallakte als PDF, mit Stammdaten, Hilfenetzwerk, Verlauf und Anhängen. Personenbezogen und entsprechend gekennzeichnet.
Der Ort unterscheidet sich ebenfalls: Analyseberichte erstellst und findest du hier im Berichtwesen, Klient:innenberichte in der jeweiligen Fallakte unter Auswertung.
Was du dafür brauchst
| Vorhaben | Voraussetzung |
|---|---|
| eigene Fälle auswerten | keine — der Umfang Meine steht allen offen |
| die ganze Organisation auswerten | Recht Kennzahlen einsehen (KPI__VIEW) |
| Berichte erstellen | Recht Berichte verwalten (REPORT__CREATE) |
| Berichte anderer sehen | Recht Berichte einsehen (REPORT__VIEW), bei Analyseberichten zusätzlich KPI__VIEW |
Die Rechte lassen sich in den Berechtigungsrollen vergeben; Kennzahlen einsehen zusätzlich auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken.
Womit die Auswertung steht und fällt
Die Kennzahlen sind nur so gut wie das, was in der Fallarbeit gepflegt wird. Vier Stellen wirken sich unmittelbar aus:
- Status und Beendigungsgrund — Neuaufnahmen, Beendigungen, Erfolgs- und Abbruchquote entstehen ausschließlich aus den Statuswechseln der Fallakten.
- Feldtypen der Stammdaten — auswertbar sind nur Enum, Boolean und Zahl. Ein Merkmal als Freitext anzulegen heißt, auf seine Auswertung zu verzichten.
- Zielgruppen und Arbeitsbereiche — sie sind die Filter jeder Auswertung und die Achsen der Verteilungen.
- Anwesenheit an Terminen — ohne gepflegte Teilnahme bleiben die Terminquoten eine Aussage über wenige Fälle.
Wer eine bestimmte Zahl am Jahresende braucht, klärt deshalb am besten vorher, woher sie kommen soll — nachträglich lässt sich nur auswerten, was erfasst wurde.
Berechtigungen
Die eigenen Fälle auszuwerten steht allen offen. Alles Weitere staffelt sich: KPI__VIEW öffnet den Blick auf die ganze Organisation, REPORT__CREATE erlaubt das Erstellen von Berichten, REPORT__VIEW das Einsehen fremder Berichte und REPORT__DELETE das Löschen fremder Analyseberichte. Eigene Berichte sieht und löscht jede:r ohnehin.
Wie die Rechte im Einzelnen zusammenspielen, steht unter Kennzahlen und Berichte.