Einladungen
Neue Personen in die Organisation einladen, offene Einladungen einsehen und zurückziehen.
Ein Zugang zu deiner Organisation entsteht nur über eine Einladung. Personen direkt anzulegen ist nicht vorgesehen — es gibt keinen offenen Beitritt und keinen Beitrittscode.
Der Grund: Zu einem Zugang gehört immer ein Nutzerkonto, und das legt sich die Person selbst an. Du bestimmst mit der Einladung, wer beitreten darf und mit welchen Rechten — das Konto selbst gehört ihr.
Alles hier braucht das Recht EMPLOYEE__INVITE (siehe Mitarbeiter:innen → Berechtigungen).
Einladungen verwalten
Über der Mitarbeitendentabelle stehen zwei Einstiege, die beide denselben Dialog Einladungen verwalten öffnen:
- die Schaltfläche Mitarbeiter:in einladen rechts
- der Zähler links daneben, der die Zahl der offenen Einladungen nennt
Der Dialog listet alle versendeten, noch nicht angenommenen Einladungen mit E-Mail-Adresse, Personalnummer, den vorgesehenen Rollen und Arbeitsbereichen sowie der Angabe, bis wann sie gültig sind und wer sie ausgestellt hat.
Neue Einladung erstellen
Neue Einladung erstellen öffnet das Formular. Alle vier Angaben sind Pflicht:
- Personalnummer — die eindeutige Kennung in deiner Organisation, siehe Die Personalnummer
- E-Mail-Adresse — die Einladung geht genau an diese Adresse, und nur ein Konto mit derselben Adresse kann sie annehmen
- Berechtigungsrollen — was die Person tun darf
- Arbeitsbereiche — in welchem Teil der Organisation sie arbeitet
Rollen und Arbeitsbereiche schon hier zu setzen ist Absicht: Wer beitritt, soll nicht in einer Organisation landen, in der es für ihn nichts zu sehen gibt. Ändern lässt sich beides jederzeit später über Bearbeiten — du musst die Rechtestruktur also nicht abschließend durchdacht haben, bevor du einlädst.
Die Einladung wird per E-Mail versendet und ist 24 Stunden gültig. Danach muss sie neu ausgestellt werden.
Wenn die Einladung abgewiesen wird
Drei Gründe führen dazu, dass sich eine Einladung nicht absenden lässt:
| Meldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Personalnummer bereits vergeben | eine andere Person trägt die Nummer bereits | andere Nummer wählen |
| Nummer gehört einem ehemaligen Eintrag | die Nummer ist an eine ausgeschiedene Person gebunden | meist ist Zusammenführen der richtige Weg |
| Person ist bereits Mitglied | für diese Adresse existiert schon ein Zugang | über die Mitarbeitendenliste bearbeiten statt neu einladen |
Ebenso abgewiesen wird eine zweite Einladung, solange für dieselbe Adresse noch eine gültige offen ist. Ist die alte abgelaufen, geht eine neue problemlos.
Einladung zurückziehen
Im Kontextmenü eines Eintrags im Dialog → Löschen. Der bereits versendete Link wird damit ungültig.
Für eine abgelaufene Einladung braucht es das nicht — sie kann ohnehin nicht mehr angenommen werden; es genügt, eine neue zu erstellen.
Was auf der anderen Seite passiert
Die eingeladene Person meldet sich an oder legt sich ein Nutzerkonto an und nimmt die Einladung in der Organisationsauswahl an — der vollständige Ablauf aus ihrer Sicht steht unter Organisation beitreten.
Zwei Dinge sind dabei häufige Stolperstellen, nach denen du gefragt werden wirst:
- Die Adresse muss übereinstimmen. Registriert sich die Person mit einer anderen E-Mail-Adresse als der eingeladenen, erscheint die Einladung bei ihr nicht.
- 24 Stunden sind knapp. Meldet sich jemand erst nach ein paar Tagen, ist die Einladung weg und muss neu ausgestellt werden.
Erst mit der Annahme entsteht die Zeile in der Mitarbeitendentabelle, samt Rollen, Arbeitsbereichen und einem persönlichen Kalender. Eine offene Einladung ist also noch kein Eintrag in der Mitarbeitendenliste — bis dahin siehst du sie ausschließlich in diesem Dialog.
Berechtigungen
Ein Recht deckt den ganzen Vorgang ab: Einladungen einsehen, versenden und zurückziehen. Ohne es bleibt der Dialog verschlossen — auch für die Liste der offenen Einladungen. Angenommen wird eine Einladung von der eingeladenen Person selbst, dafür braucht es nichts.