Arbeitsbereiche
Die Organisation nach Teams, Standorten oder Projekten gliedern — Grundlage für Filter, Kennzahlen und Rechte.
Ein Arbeitsbereich ist eine Einheit innerhalb deiner Organisation — geschnitten nach Team, Standort, Projekt oder Tätigkeitsfeld. Er besteht aus einem Namen und einer optionalen Beschreibung.
Sowohl Klient:innen als auch Mitarbeitende gehören zu mindestens einem Arbeitsbereich. Beim Anlegen einer Fallakte ist die Angabe Pflicht, in der Einladung ebenso. Zugeordnet wird also nicht hier, sondern am jeweiligen Eintrag: bei der Klient:in in der Seitenleiste der Fallakte, bei Mitarbeitenden in der Einladung oder später über Bearbeiten. Mehrfachzuordnungen sind möglich — ein Fall, den zwei Teams gemeinsam betreuen, liegt in beiden Bereichen.
Diese Gliederung zahlt sich an vier Stellen aus:
- Filtern — die Klient:innenliste hat eine Spalte und einen Filter für Arbeitsbereiche, mit dem sich der Fallbestand auf einzelne Bereiche einschränken lässt.
- Kennzahlen — im Monitoring erscheinen die Verteilung der Klient:innen und Mitarbeitenden über die Bereiche; zugleich lässt sich die gesamte Auswertung auf ausgewählte Bereiche einschränken.
- Ankündigungen — richten sich an Arbeitsbereiche und erscheinen nur bei den dort zugeordneten Personen.
- Rechte — in den Berechtigungsrollen lassen sich drei Rechte auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken: Klient:innen sehen, Klient:innen verwalten und Kennzahlen sehen. Damit sieht ein Team nur seinen eigenen Fallbestand. Beachte: Das steuert die Rolle, nicht die Zuordnung der Person — jemanden einem Bereich zuzuordnen vergibt für sich genommen keine Zugriffsrechte.
Beim Anlegen der Organisation entsteht für jedes gewählte Tätigkeitsfeld automatisch ein passender Arbeitsbereich — etwa Kinder, Jugendliche & Familie oder Migration & Integration, jeweils mit vorformulierter Beschreibung. Das ist ein Startpunkt, keine Vorgabe.
Verwaltet werden die Arbeitsbereiche selbst unter Administration → Arbeitsbereiche. Die Tabelle zeigt neben dem Namen die Spalte # Klient:innen — die sagt dir vorab, ob ein Bereich leer ist.
Arbeitsbereich erstellen
Unter Administration → Arbeitsbereiche → Neuer Arbeitsbereich. Der Dialog hat zwei Eingaben:
- Name — die Bezeichnung, die überall in der Oberfläche erscheint. Pflichtfeld.
- Beschreibung — eine kurze Beschreibung der Tätigkeiten im Bereich. Optional.
Ein neuer Arbeitsbereich ist zunächst leer: Weder Klient:innen noch Mitarbeitende sind ihm zugeordnet, und keine Berechtigungsrolle verweist auf ihn. Beides trägst du anschließend an den jeweiligen Einträgen nach.
Zum Zuschnitt eine Faustregel: Gliedere so, wie ihr Zugriff verteilen wollt — genau dafür werden die Bereiche später gebraucht. Eine Aufteilung, die niemand als Rechtegrenze verwenden würde, ist eher ein Fall für Schlagwörter.
Arbeitsbereich bearbeiten
Das Menü am Zeilenende führt zu Bearbeiten. Der Dialog ist derselbe wie beim Anlegen: Name und Beschreibung lassen sich jederzeit ändern.
Die Änderung wirkt rückwirkend überall, denn Klient:innen, Mitarbeitende und Rollen verweisen auf den Arbeitsbereich, nicht auf eine Kopie seines Namens. Ändert sich eine Bezeichnung, benenne den Bereich also um, statt einen neuen anzulegen und alles umzuhängen.
Reihenfolge festlegen
Die Zeilen der Tabelle lassen sich per Drag-and-drop anordnen. Die Reihenfolge wird sofort gespeichert, gilt organisationsweit und bestimmt, in welcher Reihenfolge Arbeitsbereiche in Auswahllisten und Filtern erscheinen.
Arbeitsbereich löschen
Ebenfalls im Zeilenmenü, bestätigt durch Eingabe von löschen.
Zwei Sperren verhindern, dass ein Bereich verschwindet, auf den noch etwas verweist:
| Meldung | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| noch Klient:innen zugeordnet | mindestens eine Fallakte liegt in diesem Bereich | Klient:innen zuerst einem anderen Bereich zuordnen |
| noch aktiven Einladungen zugeordnet | eine noch gültige Einladung nennt diesen Bereich | Einladung zurückziehen oder ihren Ablauf abwarten |
Die Spalte # Klient:innen zeigt dir vorab, wie viele Fälle betroffen wären. Zugeordnete Mitarbeitende blockieren das Löschen dagegen nicht.
Ist ein Bereich gelöscht, verschwindet er aus allen Auswahllisten. Rollen, in denen ein Recht auf genau diesen Bereich beschränkt war, verlieren damit an dieser Stelle ihre Wirkung — prüfe nach dem Löschen deine Berechtigungsrollen.
Berechtigungen
In den Berechtigungsrollen stehen die drei Rechte gemeinsam unter Arbeitsbereiche verwalten in Administration → Mitarbeiterverwaltung, lassen sich dort aber einzeln schalten. Das Bearbeiten-Recht deckt auch die Reihenfolge ab.
Der Reiter Administration → Arbeitsbereiche ist sichtbar, sobald mindestens eines der drei Rechte vorliegt; ohne jedes Recht erscheint stattdessen ein Hinweis, dass die Berechtigung fehlt. Die einzelnen Aktionen bleiben an ihr jeweiliges Recht gebunden.
Diese drei Rechte gelten immer organisationsweit — sie lassen sich nicht selbst auf einzelne Arbeitsbereiche beschränken. Wer Arbeitsbereiche verwalten darf, verwaltet alle.
Zum Zuordnen einer Klient:in oder eines Mitarbeitenden zu einem Arbeitsbereich braucht es keines dieser Rechte. Dafür genügt das Recht, den jeweiligen Eintrag zu bearbeiten — bei Klient:innen zusätzlich beschränkt auf die eigenen Arbeitsbereiche: In einen Bereich, für den dir die Rechte fehlen, lässt sich keine Akte verschieben.