Termine
Termine anlegen, bearbeiten, nachbereiten und löschen — mit den Regeln, wer das jeweils darf.
Ein Termin ist der Ort, an dem Zeit, Beteiligte und Fall zusammenkommen. Angelegt wird er entweder im Kalender über Termin erstellen oder direkt in einer Fallakte unter Dokumentation → Termin erstellen — der Unterschied zwischen beiden Wegen ist größer, als es aussieht (siehe unten).
Termin anlegen
Der Dialog hat ein einziges Formular:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Kalender | Wo der Termin liegt. Vorbelegt mit deinem Standardkalender. Pflichtfeld. |
| Titel | Pflichtfeld. |
| Beschreibung | Formatierbarer Text. |
| Schlagwörter | Schlagwörter zur Kategorisierung. |
| Zeitraum | Beginn und Ende, wahlweise als ganztägiger Termin. Pflichtfeld. |
| Ort | Freitext für die Adresse. |
| Link | URL für Videokonferenzen. Ort und Link lassen sich kombinieren — für hybride Termine. |
| Teilnehmende | Mitarbeitende, Klient:innen, externe Personen und externe Organisationen. Neue externe Kontakte lassen sich direkt in der Auswahl anlegen. |
Aus der Fallakte heraus
Legst du den Termin in einer Fallakte an, entfällt die Kalenderauswahl und die Klient:in ist fest gesetzt. Der Termin landet dann auf dem Kalender der Klient:in — einer internen Ablage, die in keiner Seitenleiste auftaucht und die niemand anhaken kann. Sichtbar wird der Termin dadurch in der Dokumentation der Akte und bei allen Beteiligten, aber nicht als zusätzlicher Kalender für die ganze Organisation.
Wo der Termin danach überall liegt
Nach dem Speichern verteilt SocialDocs den Termin automatisch:
- auf den gewählten Kalender — das ist sein Zuhause,
- auf deinen persönlichen Kalender, wenn du selbst teilnimmst,
- auf die persönlichen Kalender der eingeladenen Kolleg:innen, dort zunächst als offene Einladung,
- auf den Kalender jeder beteiligten Klient:in.
Im Bearbeiten-Dialog steht diese Verteilung unter Erscheint außerdem in.
Zusätzlich werden alle Beteiligten eines Termins mit Klient:in in deren Hilfenetzwerk aufgenommen. Diese Zuordnung bleibt bestehen, auch wenn jemand später vom Termin entfernt wird — sie ist im Reiter Hilfenetzwerk der Akte zu lösen.
Erinnerung
Jeder Termin erinnert automatisch 15 Minuten vor Beginn — einmal, an alle beteiligten Mitarbeitenden. Ob die Erinnerung nur in der App ankommt oder zusätzlich per E-Mail, entscheidet jede Person für sich unter Benachrichtigungen; dort lässt sie sich auch ganz abschalten. Am einzelnen Termin ist nichts einzustellen.
Drei Fälle erinnern nicht: ganztägige Termine — sie beginnen um Mitternacht, die Erinnerung käme um 23:45 Uhr am Vorabend. Nachträglich erfasste Termine, die bereits begonnen haben. Und externe Teilnehmende, die weiterhin Einladung, Verschiebung und Absage per E-Mail bekommen, aber keine Erinnerung.
Wird ein Termin verschoben, wandert die Erinnerung mit. Ist sie zu diesem Zeitpunkt schon herausgegangen, gibt es nur dann eine neue, wenn der neue Zeitpunkt weit genug in der Zukunft liegt — ein Termin, der um fünf Minuten verschoben wird, erinnert nicht zweimal.
Termin bearbeiten
Ein Klick auf den Eintrag öffnet ihn. Neben den Feldern von oben bietet der Dialog:
- Status — Geplant, Läuft, Stattgefunden oder Abgesagt; führt zur Nachbereitung (unten).
- Grund — beim Verschieben lässt sich optional festhalten, warum. Der Grund geht in die Benachrichtigung der Beteiligten ein.
- Kommentare — ein Kommentarstrang am Termin, mit Zähler für Ungelesenes.
- Verlauf — das Änderungsprotokoll des Termins: wer wann was geändert hat.
- Erstellt am / von und Zuletzt geändert am / von in der Infoleiste.
Wer bearbeiten darf
Es gibt kein Kalenderrecht für Termine. Bearbeiten darf, wer zum Termin gehört — in drei Stufen:
- wer ihn angelegt hat,
- jede:r eingeladene Mitarbeitende — sonst könnte ein Team seinen eigenen Termin nicht verschieben, solange eine Person im Urlaub ist,
- wer eine Klient:in des Termins betreut — ein Termin für eine Klient:in gehört dem Team um diese Person, nicht nur der Person, die ihn getippt hat.
Klient:innen und externe Personen sind Teilnehmende, aber keine Mitarbeitenden; sie erreichen diese Prüfung nie.
Absagen und Löschen sind enger gefasst (siehe unten), weil beides nach außen wirkt.
Nachbereiten: Status und Anwesenheit
Über das Statusfeld öffnest du Termin nachbereiten. Dort wird beides zusammen erfasst — Status und wer tatsächlich da war, denn das weiß dieselbe Person:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Geplant | Ausgangszustand |
| Läuft | findet gerade statt |
| Stattgefunden | abgeschlossen |
| Abgesagt | fällt aus — benachrichtigt alle Beteiligten |
Je Teilnehmer:in — Klient:in, Mitarbeitende, externe Person — wird die Teilnahme festgehalten:
| Teilnahme | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht erfasst | Ausgangszustand, noch keine Angabe |
| Anwesend | hat teilgenommen |
| Nicht erschienen | ist ohne Absage nicht gekommen |
| Vom Klienten abgesagt | hat vorher abgesagt |
Diese Angaben sind die Datengrundlage der Kachel Anwesenheit Klient:innen in den Kennzahlen — inklusive des Anteils Nicht erfasst, der zeigt, wie belastbar die übrigen Quoten sind. Die Nachbereitung ist auch aus der Fallakte heraus erreichbar, direkt am Termin in der Dokumentation.
Die Angaben werden erst mit dem Speichern des Termins geschrieben, nicht schon beim Schließen des Nachbereitungsdialogs.
Absagen darf nur, wer den Termin auch löschen dürfte: Eine Absage verschickt Mails an externe Teilnehmende und benachrichtigt alle Kolleg:innen am Termin — nichts, was eine eingeladene Person nebenbei auslösen sollte. Wer nur selbst nicht kann, sagt die eigene Teilnahme ab.
Termin löschen
Löschen darf nur:
- wer den Termin angelegt hat, oder
- wer alle Klient:innen des Termins sehen darf.
Ein Termin, dessen Inhalt für dich anonymisiert ist, ist damit auch keiner, den du löschen kannst. Wer lediglich eingeladen ist, sagt stattdessen die eigene Teilnahme ab — das wirkt nur für die eigene Ansicht und lässt sich zurücknehmen.
Löschen ist nicht der Weg, ein Nichterscheinen zu dokumentieren. Gelöschte Termine zählen in keiner Statistik mit. Ist die Klient:in nicht gekommen oder hat abgesagt, gehört das in die Nachbereitung — dafür gibt es die Teilnahme-Angaben. Der Löschdialog weist eigens darauf hin.
Beim Löschen gehen Absagemails an externe Teilnehmende und Benachrichtigungen an die beteiligten Kolleg:innen heraus.